Geldwerter Vorteil: Sachbezüge richtig versteuern

Geldwerter Vorteil: Sachbezüge richtig versteuern
Der Autor Gerhard Schneider ist Steuerberater und Gründer von taxlocater und berät Unternehmen verschiedenster Branchen und Größen mit der Leidenschaft für die besten steuerlichen Problemlösungen.

Ein geldwerter Vorteil ist ein Bestandteil des Arbeitslohns und daher grundsätzlich als Sachbezug im Rahmen der Lohnabrechnung zu versteuern. Ob ein geldwerter Vorteil gegebenenfalls steuerfrei ist, wird von der internen Lohnbuchhaltung oder einem extern beschäftigten Payroll Dienstleister ermittelt. Ist ein geldwerter Vorteil als Sachbezug steuerfrei, kann dieser gezielt zur Nettolohn-Optimierung des Arbeitnehmers eingesetzt werden.

Geldwerter Vorteil im Unternehmen (Video)

Richtige Versteuerung in der Lohnabrechnung

Die richtige Versteuerung und abgabenrechtliche Behandlung aller geldwerten Vorteile in der Lohnabrechnung der Arbeitnehmer kann schnell sehr kompliziert werden. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlich zu behandelnder geldwerter Vorteile und viele formale Anforderungen seitens der Finanzverwaltung zur Lohnsteuer zu beachten. Zudem ergeben sich durch stetige Änderungen von steuerlichen Rechtsvorschriften sowie neuer Entwicklungen in der Rechtsprechung laufend notwendige Anpassungen der Arbeitsprozesse eines Unternehmens zur Lohnabrechnung der Arbeitnehmer.

Die für die Lohnabrechnung zuständigen Mitarbeiter müssen umfangreiche Kenntnisse im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht mitbringen. Nur dann ist eine korrekte Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnung im Einklang mit den steuerlichen und abgaberechtlichen Vorschriften möglich. Und nur dann kann ein Sachbezug mit dem richtigen Betrag abgerechnet und richtig versteuert werden.

Besonders größere Unternehmen stehen vor zusätzlichen Herausforderungen. Je mehr Arbeitnehmer ein Unternehmen beschäftigt und je mehr Vergütungssysteme es unterhält, desto größer ist die Anzahl der zu bewertenden und in der Lohnabrechnung des einzelnen Arbeitnehmers abzurechnenden Sachverhalte.

Bei der Lohnabrechnung von Sachbezügen sind zudem die umsatzsteuerlichen Auswirkungen zu prüfen. Auch wenn ein geldwerter Vorteil steuerfrei ist, kann dies dennoch dazu führen, dass laufend Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt zu zahlen ist. In der Regel erfolgt hier eine enge Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, um eine zutreffende Erfassung in den monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen sicherzustellen. Bei den meisten Unternehmen wird eine Berücksichtigung erst in der Umsatzsteuerjahreserklärung zu einem fehlerhaften Verhalten führen.

Bei einigen geldwerten Vorteilen kann ein Freibetrag berücksichtigt werden. Andere geldwerte Vorteile kann der Arbeitgeber pauschal versteuern, so dass dieser Betrag dann nicht vom Arbeitnehmer versteuert werden muss. So wie beispielsweise bei Firmenwagen ggf. das Fahrtenbuch, sind je nach gewährtem Sachbezug zudem teilweise umfangreiche Abrechnungsnachweise im Arbeitgeberkonto vorzuhalten.

Ein geldwerter Vorteil ist auch dann mit dem monatlichen Gehalt des Arbeitnehmers abzurechnen und aufzuzeichnen, wenn dieser vom Arbeitgeber pauschal versteuert oder der Rabattfreibetrag von 1.080 € angewendet wird.

Schwierigkeiten in der Praxis

In der Praxis besteht eine Schwierigkeit oftmals bereits darin, aufgrund organisatorischer Defizite sämtliche für die Lohnbuchhaltung relevanten Sachverhalte aus der betrieblichen Buchhaltung herauszufiltern. Dies führt dann zu einer fehlerhaften steuerlichen Behandlung und zu einem erhöhten Compliance-Risiko. Nur wenn alle in dem jeweiligen Monat vom Unternehmen aufgewendeten Lohnkosten der Lohnbuchhaltung vorliegen, ist die Lohnbuchhaltung überhaupt in der Lage, eine abschließende steuerliche und abgabenrechtliche Bewertung des jeweiligen geldwerten Vorteils durchzuführen und die Lohnabrechnung richtig zu erstellen.

Weiter ist zu beobachten, dass die Mitarbeiter der internen Lohnbuchhaltung häufig auch nicht über die sich ständig fortentwickelnde aktuelle Rechtslage ausreichend informiert sind. In diesen Fällen fehlt es schon grundsätzlich an dem geforderten Problembewusstsein, für die Lohnabrechnung maßgebende Sachverhalte zu erkennen. Hier besteht das Risiko, dass ein Sachbezug letztlich nicht korrekt vom Unternehmen versteuert wird.

Beispiele für geldwerte Vorteile

Zu den geldwerten Vorteilen gehören zum Beispiel:

50 €-Freigrenze bei Sachbezügen

Die Voraussetzungen für steuerfreie Sachbezüge wurden ab 2020 gesetzlich neu geregelt. Unternehmen können ihren Arbeitnehmern einen Sachbezug mit einem Wert von bis zu 50 € pro Kalendermonat (Freigrenze) gewähren, ohne diesen mit dem Gehalt versteuern zu müssen.

Arbeitgeber müssen sämtliche Sachbezüge unter Angabe des jeweiligen Betrages und des Zuflusszeitpunktes im Lohnkonto des Arbeitnehmers festhalten. Bei regelmäßig vorliegenden Sachbezügen ist darauf zu achten, dass die monatliche Freigrenze nicht versehentlich überschritten und eine Steuer ausgelöst wird. Deshalb sollte sich der Arbeitgeber den Empfang von Gutscheinen vom Arbeitnehmer jeweils quittieren lassen.

Achtung: Wenn die Freigrenze von 50 € pro Kalendermonat (!) überschritten wird, unterliegt der komplette Sachbezug der Lohnsteuer und der Sozialversicherung.

Sachzuwendungen aus besonderem Anlass

Sachzuwendungen aus besonderem Anlass sind Sachgeschenke (u.a. Blumen und Bücher) die vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus besonderem persönlichem Anlass gewährt werden.

Ein besonderer persönlicher Anlass für ein Sachgeschenk kann zum Beispiel sein:

Diese Geschenke sind lohnsteuer- und beitragsfrei, sofern sie den Wert von 60 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen. Übersteigt der Wert der Sachzuwendung diese Freigrenze, so ist diese Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.

Die Freigrenze von 60 € ist kein Jahresbetrag, sondern kann unter Umständen mehrfach im Jahr oder gar mehrfach im Monat ausgeschöpft werden.

Achtung bei nachträglichen Kostenerstattungen

Ein nicht begünstigungsfähiger Barlohn liegt in folgendem Fall vor: Der Arbeitnehmer verauslagt zunächst die Kosten (z. B. aufgrund eines vom Arbeitgeber selbst ausgestellten Gutscheins) und der Arbeitgeber erstattet ihm die Kosten im Nachhinein. Bei einer nachträglichen Kostenerstattung handelt es sich um eine nicht begünstigungsfähige Geldleistung.

Steuerbegünstigung nur für echte Zusatzleistungen

Mit dem am 28.12.2020 verkündeten Jahressteuergesetz 2020 hat der Gesetzgeber geregelt, dass nur eine echte Zusatzleistung des Arbeitgebers zum Arbeitslohn als geldwerter Vorteil steuerbegünstigt sein kann. Die Regelung betrifft z.B. auch die Anwendung der 50 €-Freigrenze bei Gutscheinen und Geldkarten. Eine echte Zusatzleistung liegt danach vor,

Die gesetzliche Regelung ist auf Leistungen ab dem 01.01.2020 anzuwenden und folgt auf einen Nichtanwendungserlass der Finanzverwaltung vom 05.02.2020 zu einer höchstrichterlichen Entscheidung des Bundesfinanzhofs in dieser Sache.

Tipps für Unternehmen

Es ist ratsam, das Thema geldwerte Vorteile in ein innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern (Tax-Compliance Management System) mit aufzunehmen. Ein den Mitarbeitern als geldwerter Vorteil gewährter Betrag kann so frühzeitig erkannt, einer Bewertung des Arbeitgebers zugeführt und demnach steuerfrei abgerechnet oder korrekt versteuert werden. Aber auch ein einmal eingerichtetes innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern muss regelmäßig angepasst und fortentwickelt werden.

Unternehmen sind deshalb auch gut beraten, laufend ein Steuer Update durchzuführen. So werden aktuelle Entwicklungen im Bereich der Lohnbuchhaltung im Blick behalten und das Kontrollsystem laufend verbessert.

Vermeiden Sie nachteilige Folgen bei der Abrechnung von geldwerten Vorteilen. Finden Sie mit unserer Hilfe direkt den Spezialisten für geldwerte Vorteile, der über die von Ihnen konkret benötigte Expertise verfügt. Unsere Spezialisten rund um Steuern halten auch Softwarelösungen oder Seminarangebote bereit. Damit sind Sie in der Lage, in Ihrem Unternehmen die steuerlichen Abläufe zum Thema der geldwerten Vorteile zu optimieren und richtig steuerfrei abzurechnen.

Fragen Sie unseren Spezialisten gerne auch nach einem Quick Check, um zuallererst den bei Ihnen vorliegenden Handlungsbedarf zu geldwerten Vorteilen zu ermitteln.

Disclaimer

Die Beiträge wurden mit größter Sorgfalt erstellt und dienen dem unverbindlichen Informationszweck. Diese Informationen allgemeiner Art stellen keine rechtliche Beratung im Einzelfall dar und können eine individuelle und verbindliche rechtliche Beratung, die auf Ihre spezielle Situation eingeht, nicht ersetzen. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie daher bitte unbedingt einen Spezialisten. Für die Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der hier bereitgestellten Informationen übernimmt der Anbieter keinerlei Gewähr.

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