Geldwerte Vorteile sind ein Bestandteil des Arbeitslohns und daher grundsätzlich als Sachbezug im Rahmen der Lohnabrechnung zu versteuern. Ob ein bestimmter geldwerter Vorteil gegebenenfalls steuerfrei ist, wird von der Lohnbuchhaltung des Unternehmens ermittelt. Ist ein geldwerter Vorteil als Sachbezug steuerfrei, kann dieser gezielt zur Nettolohn-Optimierung des Arbeitnehmers eingesetzt werden.
Geldwerte Vorteile im Unternehmen
Die richtige Versteuerung und abgabenrechtliche Behandlung aller Sachbezüge in der Lohnabrechnung der Arbeitnehmer kann schnell sehr kompliziert werden. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlich zu behandelnder Sachbezüge und viele formale Anforderungen seitens der Finanzverwaltung zur Lohnsteuer zu beachten. Zudem ergeben sich durch stetige Änderungen von steuerlichen Rechtsvorschriften sowie neuer Entwicklungen in der Rechtsprechung laufend notwendige Anpassungen der Arbeitsprozesse eines Unternehmens zur Lohnabrechnung der Arbeitnehmer.
Die für die Lohnabrechnung zuständigen Mitarbeiter müssen umfangreiche Kenntnisse im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht mitbringen. Nur dann ist eine korrekte Erstellung der Gehalts- und Lohnabrechnung im Einklang mit den steuerlichen und abgaberechtlichen Vorschriften möglich. Und nur dann kann ein Sachbezug mit dem richtigen Betrag abgerechnet und richtig versteuert werden.
Besonders größere Unternehmen stehen vor zusätzlichen Herausforderungen. Je mehr Arbeitnehmer ein Unternehmen beschäftigt und je mehr Vergütungssysteme es unterhält, desto größer ist die Anzahl der zu bewertenden und in der Lohnabrechnung des einzelnen Arbeitnehmers abzurechnenden Sachverhalte.
Bei einigen geldwerten Vorteilen kann ein Freibetrag berücksichtigt werden. Andere geldwerte Vorteile kann der Arbeitgeber pauschal versteuern, so dass dieser Betrag dann nicht vom Arbeitnehmer versteuert werden muss. So wie beispielsweise bei Firmenwagen ggf. das Fahrtenbuch, sind je nach gewährtem Sachbezug zudem teilweise umfangreiche Abrechnungsnachweise im Arbeitgeberkonto vorzuhalten.
Geldwerte Vorteile sind auch dann mit dem monatlichen Gehalt des Arbeitnehmers abzurechnen und aufzuzeichnen, wenn diese vom Arbeitgeber pauschal versteuert oder der Rabattfreibetrag von 1.080 € angewendet wird.
Geldwerte Vorteile berechnen ab 2023: Hier ist darauf hinzuweisen, dass für die Lohnabrechnung neue Höchst-, Pausch- und Freibeträge gelten.
Achtung bei Kostenerstattungen: In folgendem Fall liegt ein von vornherein nicht begünstigungsfähiger Barlohn vor: Der Arbeitnehmer verauslagt zunächst die Kosten (z. B. aufgrund eines vom Arbeitgeber selbst ausgestellten Gutscheins) und der Arbeitgeber erstattet ihm die Kosten im Nachhinein. Bei einer nachträglichen Kostenerstattung im Interesse des Arbeitnehmers handelt es sich um eine nicht begünstigungsfähige Geldleistung.
Geldwerte Vorteile und Umsatzsteuer
Bei der Lohnabrechnung von Sachbezügen sind zudem die umsatzsteuerlichen Auswirkungen zu prüfen. Auch wenn ein Sachbezug steuerfrei ist, kann dies dennoch dazu führen, dass laufend Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt zu zahlen ist. Bei den meisten Unternehmen wird eine Berücksichtigung erst in der Umsatzsteuerjahreserklärung zu einem fehlerhaften Verhalten führen. Es ist eine enge Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung erforderlich, um eine zutreffende Erfassung in den monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen sicherzustellen, wie zum Beispiel bei folgenden geldwerten Vorteilen:
Private Nutzung von Fahrzeugen
Die private Nutzung eines Fahrzeuges durch den Arbeitnehmer ist nach einer Regelung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 07.02.2022 – III C 2 – S 7300/19/10004 :001, BStBl. I 2022, 197) mit Umsatzsteuer wie folgt zu versteuern:
- Fahrzeuge einschließlich Elektrofahrräder mit Kennzeichen-, Versicherungs- oder Führerscheinpflicht:
Die Finanzverwaltung geht weiterhin von einem tauschähnlichen Umsatz aus, bei dem aus Vereinfachungsgründen als Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer die lohnsteuerlichen Werte angesetzt werden können. Es darf keine Kürzung des Listenpreises für Elektro- und Hybridfahrzeuge erfolgen.
- Fahrräder, einschließlich Elektrofahrräder ohne Kennzeichen-, Versicherungs- oder Führerscheinpflicht:
Die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer kann – auch in Fällen der Gehaltsumwandlung – nach der sog. 1 %-Regelung ermittelt werden. Die Fahrtenbuchmethode ist nicht zulässig (Abschn. 15.24 Abs. 2 UStAE). Beträgt der anzusetzende Wert des Fahrrades weniger als € 500 kann eine Besteuerung eines tauschähnlichen Umsatzes unterbleiben (Abschn. 15.24 Abs. 3 UStAE).
Firmenfitness-Mitgliedschaften
Ohne Eigenbeteiligung des Arbeitnehmers
Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Firmenfitness-Mitgliedschaftsrechte ohne Eigenbeteiligung des Arbeitnehmers, dienen die Ausgaben des Unternehmens ausschließlich der privaten Nutzung des Arbeitnehmers. Somit besteht kein Zusammenhang mit dem umsatzsteuerlich unternehmerischen Bereich des Arbeitgebers und dem Arbeitgeber steht aus den Kosten der Mitgliedsbeiträge kein Vorsteuerabzug zu. Die Überlassung der Mitgliedschaftsrechte an den Arbeitnehmer unterliegt im Gegenzug nicht der Umsatzsteuer.
Mit Eigenbeteiligung des Arbeitnehmers
Erhält der Arbeitgeber von dem Arbeitnehmer eine Eigenbeteiligung für die Überlassung der Firmenfitness-Mitgliedschaftsrechte, unterliegt diese sonstige Leistung der Umsatzsteuer zum Regelsteuersatz. Bei Umsätzen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer (und diesen nahestehenden Personen) ist zudem zwingend die in § 10 Abs. 5 UStG geregelte Mindestbemessungsgrundlage zu beachten. Das bedeutet, dass sowohl die Eigenbeteiligung des Arbeitnehmers als auch zusätzlich die Differenz zu den beim Arbeitgeber insgesamt angefallenen Kosten der Firmenfitness-Mitgliedschaft der Umsatzsteuer unterliegt. Im Gegenzug steht dem Arbeitgeber unter den Voraussetzungen des § 15 UStG ein Vorsteuerabzug aus den Eingangsrechnungen zu.
Beispiele für geldwerte Vorteile
- Firmenwagen
Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines Firmenwagens an Arbeitnehmer auch zur privaten Nutzung führt seit jeher zu einem steuerpflichtigen Nutzungsvorteil des Arbeitnehmers. Dieser geldwerte Vorteil wird anhand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs oder, falls ein solches nicht geführt wird, nach der sog. 1 %-Regelung bewertet. WEITERLESEN >>
- Gutscheine und Geldkarten
Voraussetzung für die Annahme eines Sachbezugs ist, dass die Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten berechtigen. Außerdem müssen sie bestimmte Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) erfüllen. WEITERLESEN >>
- Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung
Bei der Lohnbesteuerung zu berücksichtigende Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft, sowie Geschenke. WEITERLESEN >>
- Mitarbeiterwohnung
Mietet der Arbeitgeber eine Mitarbeiterwohnung für den Arbeitnehmer zu dessen Nutzung, ist dieser geldwerte Vorteil in der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers entsprechend zu berücksichtigen. WEITERLESEN >>
- Mitarbeiterbeteiligung
Vorteile des Arbeitnehmers aus der unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung von Vermögensbeteiligungen sind mit dem gemeinen Wert zu bewerten. Zur Stärkung der Attraktivität einer solchen Mitarbeiterbeteiligung wurde der steuerfreie Höchstbetrag durch das Fondsstandortgesetz mit Wirkung ab 01.01.2021 von zuvor 360 € auf 1.440 € p.a. angehoben. WEITERLESEN >>
- Homeoffice
Überträgt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Eigentum an Arbeitsmitteln oder wird für die betriebliche Verwendung der im Eigentum des Arbeitnehmers befindlichen Arbeitsmitteln eine pauschale Vergütung gezahlt, gehört diese zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. WEITERLESEN >>
- Firmenfitness
Sachbezüge aufgrund der unentgeltlichen oder verbilligten Teilnahme an einem Firmenfitness-Programm sind laufender Arbeitslohn, wenn der Arbeitgeber sein vertragliches Versprechen, den teilnehmenden Arbeitnehmern die Nutzung bestimmter Fitnesseinrichtungen zu ermöglichen, fortlaufend durch Einräumung der tatsächlichen Nutzungsmöglichkeit erfüllt. WEITERLESEN >>
- Arbeitgeberdarlehen
Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Darlehen, gehören Zinsvorteile als geldwerter Vorteil grundsätzlich zum lohnsteuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Arbeitgeberdarlehen bis zu 2.600 € unterliegen nicht der Lohnsteuer und der Sozialversicherung. Weitere Einzelheiten hierzu und wie die Zinsvorteile ermittelt werden, sind in einem gesonderten Schreiben der Finanzverwaltung geregelt (BMF-Schreiben vom 19.05.2015 – IV C 5 – S 2334/07/0009).
- Essensgutscheine, Restaurantschecks und Zuschüsse zu Mahlzeiten
Bei einer Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gewährten Mahlzeiten grundsätzlich mit einem täglichen Wert von 9,60 € anzusetzen. Abweichend von diesem Grundsatz, gibt es bei der lohnsteuerlichen Behandlung einer Mahlzeitengestellung an Arbeitnehmer jedoch eine Fülle unterschiedlicher Vorschriften zu beachten. WEITERLESEN >>
Geldwerte Vorteile als Zusatzleistung zum Arbeitslohn
In einer Vielzahl von Unternehmen werden geldwerte Vorteile als Zusatzleistungen zum Arbeitslohn gewährt. Wichtig zu wissen ist, dass die Voraussetzungen für steuerfreie Sachbezüge ab dem Kalenderjahr 2020 in § 8 des Einkommensteuergesetzes gesetzlich neu geregelt wurden.
Mit dem am 28.12.2020 verkündeten Jahressteuergesetz 2020 hat der Gesetzgeber zudem bestimmt, dass nur eine echte Zusatzleistung des Arbeitgebers zum Arbeitslohn als geldwerter Vorteil steuerbegünstigt sein kann. Die Regelung betrifft z.B. auch die Anwendung der 50 €-Freigrenze bei Gutscheinen und Geldkarten. Eine echte Zusatzleistung liegt danach vor,
- wenn der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt,
- die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet,
- die Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und
- bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.
Die gesetzliche Regelung ist auf Leistungen ab dem 01.01.2020 anzuwenden und folgt auf einen Nichtanwendungserlass der Finanzverwaltung vom 05.02.2020 zu einer höchstrichterlichen Entscheidung des Bundesfinanzhofs in dieser Sache.
Sachbezüge bis 50 €
Unternehmen können ihren Arbeitnehmern einen Sachbezug mit einem Wert von bis zu 50 € pro Kalendermonat (Freigrenze) gewähren, ohne diesen mit dem Gehalt versteuern zu müssen.
Arbeitgeber müssen sämtliche Sachbezüge unter Angabe des jeweiligen Betrages und des Zuflusszeitpunktes im Lohnkonto des Arbeitnehmers festhalten. Bei regelmäßig vorliegenden Sachbezügen ist darauf zu achten, dass die monatliche Freigrenze nicht versehentlich überschritten und eine Steuer ausgelöst wird. Deshalb sollte sich der Arbeitgeber den Empfang von Gutscheinen vom Arbeitnehmer jeweils quittieren lassen.
Achtung: Wenn die Freigrenze von 50 € pro Kalendermonat (!) überschritten wird, unterliegt der komplette Sachbezug der Lohnsteuer und der Sozialversicherung.
Aufmerksamkeiten bis 60 €
Aufmerksamkeiten sind Sachgeschenke (u.a. Blumen und Bücher) die vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen zu einem besonderem persönlichem Anlass gewährt werden.
Ein besonderer persönlicher Anlass für ein Sachgeschenk kann zum Beispiel sein:
- Geburtstag
- Namenstag
- Verlobung
- Heirat
- Geburt eines Kindes
- Einschulung eines Kindes
Diese Geschenke sind lohnsteuer- und beitragsfrei, sofern sie den Wert von 60 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen. Übersteigt der Wert der Sachzuwendung diese Freigrenze, so ist diese Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig. Um eine individuelle Steuerpflicht beim Arbeitnehmer zu verhindern, kann gegebenenfalls eine Lohnsteuer-Pauschalierung nach § 37b Abs. 2 EStG in Frage kommen.
Die Freigrenze von 60 € ist kein Jahresbetrag, sondern kann unter Umständen mehrfach im Jahr oder gar mehrfach im Monat ausgeschöpft werden.
Wichtig ab 2023: Die Regelung zu den nicht steuerbaren Aufmerksamkeiten wird durch die neuen Lohnsteuer-Richtlinien 2023 „verschärft“, indem der Begriff der Angehörigen auf die im Haushalt des Arbeitnehmers lebenden Angehörigen beschränkt wird.
Tipps für das Lohnbüro
In der Praxis besteht eine Schwierigkeit oftmals bereits darin, aufgrund organisatorischer Defizite sämtliche für die Lohnbuchhaltung relevanten Sachverhalte aus der betrieblichen Buchhaltung herauszufiltern. Dies führt dann zu einer fehlerhaften steuerlichen Behandlung und zu einem erhöhten Compliance-Risiko. Nur wenn alle in dem jeweiligen Monat vom Unternehmen aufgewendeten Lohnkosten der Lohnbuchhaltung vorliegen, ist die Lohnbuchhaltung überhaupt in der Lage, eine abschließende steuerliche und abgabenrechtliche Bewertung des jeweiligen geldwerten Vorteils durchzuführen und die Lohnabrechnung richtig zu erstellen.
Weiter ist zu beobachten, dass die Mitarbeiter der internen Lohnbuchhaltung häufig auch nicht über die sich ständig fortentwickelnde aktuelle Rechtslage ausreichend informiert sind. In diesen Fällen fehlt es schon grundsätzlich an dem geforderten Problembewusstsein, für die Lohnabrechnung maßgebende Sachverhalte zu erkennen. Hier besteht das Risiko, dass Geldwerte Vorteile letztlich nicht korrekt vom Unternehmen versteuert werden.
Es ist daher ratsam, das Thema geldwerte Vorteile in ein innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern (Tax-Compliance Management System) mit aufzunehmen. Ein den Mitarbeitern als geldwerter Vorteil gewährter Betrag kann so frühzeitig erkannt, einer Bewertung des Arbeitgebers zugeführt und demnach steuerfrei abgerechnet oder korrekt versteuert werden. Aber auch ein einmal eingerichtetes innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern muss regelmäßig angepasst und fortentwickelt werden.
Unternehmen sind deshalb auch gut beraten, laufend ein Steuer Update durchzuführen. So werden aktuelle Entwicklungen im Bereich der Lohnbuchhaltung im Blick behalten und das Kontrollsystem laufend verbessert.
