Für die Lohnabrechnung ist es wichtig zu wissen, welche Höchst-, Pausch- und Freibeträge sich zum Jahreswechsel ändern. Hierzu nachfolgend ein Überblick über die wichtigsten Änderungen und der ab 2023 anzuwendenden Beträge.
Neue Pauschbeträge bei Auslandsreisen ab 2023
Die Finanzverwaltung hat mit BMF-Schreiben vom 23.11.2023 – IV C 5 – S 2353/19/10010 :004 für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten auf Auslandsreisen neue Pauschbeträge bekanntgegeben. Die neuen Beträge gelten für Reisetage ab dem 01.01.2023. Dabei ist folgendes ist zu beachten:
Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie den Zwischentagen (Tagen mit 24 Stunden Abwesenheit) Folgendes:
- Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland ins Inland, jeweils ohne Tätigwerden, ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
- Bei der Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
- Für die Zwischentage ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen.
Bei der Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten ist die Kürzung der Verpflegungspauschale tagesbezogen vorzunehmen, d.h. von der für den jeweiligen Reisetag maßgebenden Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit. Das gilt unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.
Beispiel: Der Arbeitnehmer kehrt am Dienstag von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Straßburg zu seiner Wohnung zurück. Nachdem er Unterlagen und neue Kleidung eingepackt hat, reist er zu einer weiteren mehrtägigen Auswärtstätigkeit nach Kopenhagen weiter. Er erreicht Kopenhagen um 23 Uhr. Die Übernachtungen – jeweils mit Frühstück – wurden vom Arbeitgeber im Voraus gebucht und bezahlt.
Für Dienstag ist nur die höhere Verpflegungspauschale von 50 € (Rückreisetag von Straßburg: 36 €, Anreisetag nach Kopenhagen: 50 €) anzusetzen. Aufgrund der Gestellung des Frühstücks im Rahmen der Übernachtung in Straßburg ist die Verpflegungspauschale um 15 Euro (20 % der Verpflegungspauschale Kopenhagen für einen vollen Kalendertag: 75 €) auf 35 € zu kürzen.
Die festgesetzten Beträge für die Philippinen gelten auch für Mikronesien, die Beträge für Trinidad und Tobago gelten auch für die zu dessen Amtsbezirk gehörenden Staaten Antigua und Barbuda, Dominica, Grenada, Guyana, St. Kitts und Nevis St. Lucia, St. Vincent und Grenadinen sowie Suriname.
Für die in der amtlichen Bekanntmachung nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend. Für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.
Die neuen Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar. Für den Werbungskostenabzug müssen bereits seit dem 01.01.2008 die tatsächlichen Übernachtungskosten abgezogen werden.
Die vorstehenden Regelungen gelten entsprechend für Geschäftsreisen Selbständiger in ausländische Staaten sowie für doppelte Haushaltsführungen im Ausland.
Amtliche Sachbezugswerte für Mahlzeiten, Unterkünfte und Wohnungen für 2023
Mahlzeiten, die der Arbeitgeber arbeitstäglich unentgeltlich oder verbilligt an seine Belegschaft abgibt, sind – wenn das Unternehmen nicht ausnahmsweise Mahlzeiten vorrangig an Fremde veräußert – mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewerten. Dieser Sachbezugswert beträgt für 2023 einheitlich bei allen Arbeitnehmern (und somit auch bei Jugendlichen unter 18 Jahren und Auszubildenden) in allen Bundesländern
- für ein Mittag- oder Abendessen 3,80 €
- für ein Frühstück 2,00 €
Der Arbeitgeber darf die Steuer auf den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 % erheben. Macht er von der Pauschalierungsmöglichkeit Gebrauch, gehört die Vergünstigung nicht zum sozialversicherungspflichtigen Entgelt.
Die Sachbezugswerte gelten auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden. Voraussetzung für den Ansatz in diesen Fällen: Der Preis der Mahlzeit übersteigt nicht 60 € und ein Werbungskostenabzug für Verpflegungsmehraufwendungen kommt nicht in Betracht.
Der monatliche Wert einer freien oder verbilligten Unterkunft beträgt 2023 in den alten und neuen Bundesländern 256 €. Ist der Unterkunftswert nach Lage des Einzelfalles unbillig, kann die Unterkunft auch mit dem ortsüblichen Mietpreis bewertet werden, falls dieser geringer ist.
Im Gegensatz zur Unterkunft ist eine Wohnung eine in sich abgeschlossene Einheit von Räumen, in denen ein selbständiger Haushalt geführt werden kann. Der Wert einer freien oder verbilligten Wohnung ist grundsätzlich mit dem ortsüblichen Mietpreis zu bewerten.
Ist dies mit außergewöhnlichen Schwierigkeiten verbunden ist, kann die Wohnung 2023 mit monatlich 4,66 € je qm bzw. – bei einfacher Ausstattung ohne Sammelheizung oder ohne Bad oder Dusche – mit 3,81 € im Monat angesetzt werden (14. Verordnung zur Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung, Bundesrats-Drucksache 556/22).
Tipp: Mehr zur Mitarbeiterwohnung in der Lohnabrechnung mit Berechnungsbeispiel hier im Ratgeber.
Anhebung der steuerfreien Höchstbeträge für Beiträge zu Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds für 2023
Beiträge für eine Direktversicherung sowie Zuwendungen an Pensionskassen und Pensionsfonds sind bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung der Arbeiter und Angestellten jährlich steuerfrei. Das gilt unabhängig davon, ob die Beiträge arbeitgeberfinanziert sind oder über eine Gehaltsumwandlung letztlich wirtschaftlich vom Arbeitnehmer selbst getragen werden. Nach dem vorliegenden Entwurf zur Sozialversicherungsrechengrößen-Verordnung 2023 (www.bmas.de) steigt die Beitragsbemessungsgrenze für 2023 auf 87.600 € (2022: 84.600 €). Somit beträgt der steuerfreie Höchstbetrag für 2023 p.a. 8% von 87.600 € = 7.008 € (2022: 8% von 84.600 € = 6.768 €).
Die aktuellen Freibeträge für Umzugskosten
Bei einem beruflich veranlassten Wohnungswechsel können die Umzugskosten in bestimmtem Umfang vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden. Die Finanzverwaltung hat den Höchstbetrag für umzugsbedingte Unterrichtskosten sowie den Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen mit BMF-Schreiben vom 21.07.2021 – IV C 5 – S 2353/20/10004 :002, LStH 2022, B. Anhänge, Anhang 29 Umzugskosten) seit dem 01.04.2022 wie folgt festgesetzt:
Der Höchstbetrag für die Anerkennung von Auslagen für den durch den Umzug bedingten zusätzlichen Unterricht für ein Kind des Arbeitnehmers beträgt 1.181 €.
Der Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen beträgt
- für den Arbeitnehmer 886 €,
- für den Ehegatten, Lebenspartner sowie die ledigen Kinder, Stief- und Pflegekinder, die nach dem Umzug mit dem Arbeitnehmer in Gemeinschaft leben je Person 590 €.
- für Arbeitnehmer, die am Tage vor dem Einladen des Umzugsgutes keine Wohnung hatten oder nach dem Umzug keine eigene Wohnung eingerichtet haben, beträgt der Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen 177 €.
Werden höhere Umzugskosten im Einzelnen nachgewiesen, ist insgesamt zu prüfen, ob und inwieweit die Aufwendungen Werbungskosten oder nicht abziehbare Kosten der Lebensführung sind, z. B. bei Aufwendungen für die Neuanschaffung von Einrichtungsgegenständen. Ein Werbungskostenabzug entfällt, soweit die Umzugskosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet worden sind. Ein Betrag zum Beschaffen klimabedingter Kleidung und der sog. Ausstattungsbeitrag bei Auslandsumzügen kann nach wie vor nicht steuerfrei ersetzt oder als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Bei Beachtung der vorstehenden Ausführungen sowie der neuen Lohnsteuer-Richtlinien 2023 (LStR 2023) steht einem erfolgreichen Start ins Lohnsteuerjahr 2023 nichts entgegen.
