Eine Verfahrensdokumentation beschreibt den Inhalt, Aufbau und Ablauf eines IT-gestützten Buchführungssystems und der darin enthaltenen Prozesse: Von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung über das eindeutige Wiederfinden und die maschinelle Auswertbarkeit bis hin zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung sowie der Reproduktion.
Betroffene IT-Systeme
Unternehmen haben eine Vielzahl an steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen, die auch für ein Tax Compliance Management System von Bedeutung sein können.
Um diesen und weiteren Pflichten nachzukommen, nutzen Unternehmen heutzutage — nicht nur aber auch für steuerliche Zwecke — eingesetzte ERP- und sonstige IT- bzw. Datenverarbeitungs-Systeme. Ein Datenverarbeitungs-System umfasst Hardware, Software sowie Cloud-Systeme und betrifft z. B. folgende Systembereiche:
- Finanzbuchhaltung
- Lohnbuchhaltung
- Kasse
- Internetshop
- Warenwirtschaft
- Belegerfassung
- Zeiterfassung
- Archiv
- Dokumentenmanagement
- Schnittstellen
Je digitaler ein Unternehmen aufgestellt ist, desto komplexer gestaltet sich die Erstellung einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation — und desto wichtiger wird zugleich auch eine schriftliche Verfahrensdokumentation zur Beschreibung der steuerrelevanten Abläufe im Unternehmen. Denn verständlich zu dokumentieren sind in der Regel eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme sowie das Zusammenwirken der Bereiche über Schnittstellen. So müssen auch Abläufe, die zwischenzeitlich geändert wurden, auch in ihrer früheren Version dokumentiert bleiben, um auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollzogen werden zu können.
Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation
Nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ ist eine Verfahrensdokumentation für eine IT-gestützte Buchführung wichtig, um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Unterlagen und Verfahren zu gewährleisten.
Die Finanzverwaltung hat hierzu zuletzt in einem gesonderten Schreiben vom 28.11.2019 (BMF Amtliches AO-Handbuch, Ausgabe 2021, Anhang 64) Stellung genommen.
Aktuell zeigt sich, dass die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen vermehrt die Vorlage einer Verfahrensdokumentation verlangt. Liegt keine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vor, kann das einschneidende Folgen nach sich ziehen: Sofern die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Bücher und Aufzeichnungen nicht gegeben ist und somit die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt wurden, drohen — neben anderen Rechtsfolgen und Sanktionen — vor allem eine gewinnerhöhende Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzverwaltung und entsprechende Mehrsteuern für das Unternehmen.
Um Risiken bei einer Betriebsprüfung möglichst weitgehend zu minimieren, benötigt daher jedes Unternehmen zwingend eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation zu der Software, der Hardware und den Cloud-Lösungen, über die im weitesten Sinne steuerlich relevante Sachverhalte abgebildet werden.
Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Die Erstellung oder Überarbeitung einer Verfahrensdokumentation muss übrigens nicht ausschließlich eine Belastung sein, sondern kann auch ein enormes Potenzial für Unternehmen entfalten, um Einsparpotentiale zu erkennen, prozessoptimierende Maßnahmen vorzunehmen und unterstützend Softwarelösungen zur Prozessautomatisierung bis hin zu einem Tax Compliance Management System einzuführen. Denn im Zuge der Erstellung können Abläufe, Strukturen und Zuständigkeiten nochmals durchdacht und wo sinnvoll neu geordnet werden. Hierbei sollten auch die Mitarbeiter des Unternehmens eingebunden werden.
Zu beachten ist: Eine Verfahrensdokumentation muss die tatsächlichen Geschäftsabläufe abbilden, »gelebt« und laufend an die im Unternehmen jeweils vorhandenen IT-gestützten Abläufe angepasst (und dabei versioniert, d. h. chronologisch in ihren unterschiedlichen Versionen abgespeichert) werden. Dabei kann eine Softwarelösung bei der Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation eine große Hilfe sein.
