Umzugskosten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ersetzt, sind steuerfrei, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist und die durch den Umzug entstandenen Aufwendungen nicht überschritten werden. Leistet der Arbeitgeber keinen steuerfreien Ersatz, kann der Arbeitnehmer seine Aufwendungen als Werbungskosten abziehen. In beiden Fällen muss jedoch zunächst geprüft werden, ob der Umzug tatsächlich beruflich veranlasst ist.
Berufliche Veranlassung
Beruflich veranlasst ist der Umzug dann, wenn das Arbeitsverhältnis letztlich für den Umzug ausschlaggebend ist. Davon ist stets auszugehen, wenn der Arbeitnehmer an einen anderen Ort versetzt wird. Unproblematisch ist auch ein Umzug anlässlich der erstmaligen Aufnahme einer Berufstätigkeit oder bei einem Wechsel des Arbeitgebers.
Darüber hinaus ist ein Umzug jedoch auch dann beruflich veranlasst, wenn hierdurch die Entfernung zwischen Wohnung und Beschäftigungsort erheblich verkürzt wird. Eine erhebliche Verkürzung nimmt die Rechtsprechung an, wenn sich die arbeitstägliche Fahrzeit um mindestens eine Stunde vermindert. In diesem Fall sind private Erwägungen für den Umzug – wie etwa der Wunsch nach einer größeren Wohnung – unbeachtlich.
Es ist auch nicht erforderlich, dass der Wohnungswechsel mit einem Wohnortwechsel oder einem Arbeitsplatzwechsel verbunden ist. Anders kann es allerdings dann sein, wenn der Arbeitnehmer trotz einer hinreichenden Fahrzeitverkürzung seinen Arbeitsplatz vergleichsweise selten aufsucht, wie in einem vom BFH entschiedenen Sonderfall, wo über einen Zeitraum von fünf Monaten lediglich 13 Hin- und Rückfahrten zwischen Wohnung und Betrieb stattfanden (BFH-Urteil vom 07.05.2015 – VI R 73/13).
Eine berufliche Veranlassung des Umzugs ist auch dann zu bejahen, wenn dieser im ganz überwiegenden Interesse des Arbeitgebers durchgeführt wird. So etwa, wenn der Arbeitnehmer eine Dienstwohnung bezieht oder räumt, die aus betrieblichen Gründen bestimmten Arbeitnehmern vorbehalten ist, um deren jederzeitige Einsatzmöglichkeit zu gewährleisten. Ebenfalls beruflich veranlasst ist ein Umzug, wenn es um das Begründen oder die Aufgabe einer Zweitwohnung im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung geht.
Vorsicht bei Zwischenumzügen
Die berufliche Veranlassung eines Umzugs endet regelmäßig mit dem Einzug in die erste Wohnung am neuen Arbeitsort. Die Aufwendungen für die Einlagerung von Möbeln für die Zeit vom Bezug dieser Wohnung bis zur Fertigstellung eines Wohnhauses am oder in der Nähe vom neuen Wohnort sind daher keine Werbungskosten (BFH-Urteil vom 21.09.2000, BStBl 2001 II S. 70).
Umzug aus Anlass der Eheschließung
Bei einem Umzug von getrennten Wohnorten in eine gemeinsame Familienwohnung ist die berufliche Veranlassung für jeden Ehegatten gesondert zu prüfen (BFH-Urteil vom 23.03.2001, BStBl 2001 II S. 585). Dabei sind Fahrzeitersparnisse beiderseits berufstätiger Ehegatten weder zusammen zu rechnen noch zu saldieren.
Umzugskosten sind jedoch nicht beruflich veranlasst, wenn der Familienhausstand aus privaten Gründen vom Arbeitsort wegverlegt wird. Wird allerdings nach Wegverlegung des Lebensmittelpunkts eine andere als die bisherige Wohnung am Beschäftigungsort ausschließlich aus beruflichen Gründen als Zweitwohnung genutzt, sind die Aufwendungen für den Umzug in diese Wohnung wiederum beruflich veranlasst. Entsprechendes gilt für die infolge der Aufgabe der Umzugsabsicht entstandenen Kosten, wenn vom Arbeitgeber eine zunächst vorgesehene Versetzung rückgängig gemacht wird.
Umfang des Werbungskostenabzugs bzw. des steuerfreien Arbeitgeberersatzes
Bei einem beruflich veranlassten Wohnungswechsel können die tatsächlichen Umzugskosten in der Regel bis zur Höhe der Beträge als Werbungskosten abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, die nach dem Bundesumzugskostengesetz als Umzugskostenvergütung höchstens gezahlt werden könnten. Das zwingt leider dazu, sich im Detail mit den Bestimmungen des Bundesumzugskostengesetzes und den einzelnen Kostenarten zu beschäftigen.
Beförderungsauslagen
Berücksichtigungsfähig sind die durch den Umzug notwendigen Aufwendungen für die Beförderung des Umzugsguts von der bisherigen in die neue Wohnung. Im Regelfall wird hier die Rechnung der Spedition vorliegen, die den Umzug durchgeführt hat.
Reisekosten
Als Werbungskosten abziehbar bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzbar sind die Reiseaufwendungen für den Arbeitnehmer und dessen Familie anlässlich des Umzugs. Hierzu gehören die Fahrtkosten sowie Tage- und Übernachtungsgelder nach Reisekosten-grundsätzen. Bei den Tagegeldern ist zu beachten, dass ein Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der für Dienstreisen und sonstige Auswärtstätigkeiten geltenden Sätze möglich ist, d.h. zurzeit 28 € für mehrtägige bzw. 14 € für eintägige Reisen pro Person. Ab 2024 ist im Rahmen des sog. Wachstumschancengesetzes eine Anhebung dieser Sätze vorgesehen.
Außerdem erkennt die Finanzverwaltung zwei Reisen einer Person oder eine Reise von zwei Personen zur Wohnungssuche bzw. -besichtigung für höchstens zwei Reisetage und zwei Aufenthaltstage „vor Ort“ an. Ebenfalls berücksichtigungsfähig sind etwaige Unfallkosten bei Fahrten, die im Rahmen eines beruflich veranlassten Umzugs anfallen.
Mietentschädigungen
Die Miete für die alte Wohnung incl. Stellplatz ist solange steuerlich berücksichtigungsfähig wie sie wegen bestehender Kündigungsfristen neben der Miete für die neue Wohnung gezahlt werden muss, höchstens jedoch für die Dauer von sechs Monaten. Die Miete für die neue Wohnung incl. Stellplatz kann als Werbungskosten abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, wenn Miete für die alte Wohnung anfällt, weil die neue Bleibe noch nicht genutzt werden kann, höchstens jedoch für drei Monate.
Handelt es sich bei der bisherigen Wohnung um eine Eigentumswohnung oder ein selbst genutztes Haus, kann der Arbeitgeber nach dem Bundesumzugskostengesetz für einen bestimmten Zeitraum eine fiktive Mietentschädigung in Höhe der ortsüblichen Miete zu zahlen. Leider lehnt der Bundesfinanzhof einen entsprechenden Werbungskostenabzug ab, wenn der Arbeitgeber nichts zahlt.
Maklerprovision
Die notwendigen Maklergebühren für die Vermittlung einer Mietwohnung samt Garage sowie Aufwendungen für Inserate und Telefonate können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bzw. als Werbungskosten abgezogen werden. Andererseits lehnt die Finanzverwaltung den steuerfreien Ersatz bzw. den Werbungskostenabzug von Maklerprovisionen für den Erwerb eines Einfamilienhauses bzw. einer Eigentumswohnung selbst in der Höhe ab, wie sie bei einer vergleichbaren Mietwohnung angefallen wären.
Kochherde und Öfen
Eine steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers der Aufwendungen für Kochherde und Öfen ist seit dem 01.06.2020 nicht mehr möglich; wohl aber der Abzug als Werbungskosten beim Arbeitnehmer.
Unterrichtskosten für Kinder
Seit dem 01.04.2022 sind die Aufwendungen für einen umzugsbedingten zusätzlichen Unterricht des Kindes bis zu einem Höchstbetrag von 1.981 € berücksichtigungsfähig. Offen ist, ob und wann dieser Betrag weiter angehoben wird.
Sonstige Umzugsauslagen
Für sonstige Umzugsauslagen kann eine Pauschvergütung vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bzw. als Werbungskosten abgezogen werden. Diese beträgt seit dem 01.04.2022 für Ledige 886 € und für Verheiratete 1.476 €. Für jedes Kind erhöht sich dieser Betrag um 590 €. Für Berechtigte, die am Tag vor dem Einladen des Umzugsguts keine Wohnung hatten oder nach dem Umzug keine eigene Wohnung eingerichtet haben, beträgt die Pauschalvergütung seit dem 01.04.2022 177 €.
Einzelnachweis von Umzugskosten
Werden höhere Umzugskosten im Einzelnen nachgewiesen, ist insgesamt zu prüfen, ob und inwieweit die Aufwendungen Werbungskosten oder nicht abziehbare Kosten der Lebensführung sind, z.B. bei Aufwendungen für die Neuanschaffung von Einrichtungsgegenständen. Das gilt auch, wenn die im Einzelfall nachgewiesenen Aufwendungen höher sind als die Pauschvergütung für sonstige Umzugsauslagen.
Zur Abgrenzung, welche Aufwendungen als Werbungskosten angesehen werden können, wird man auf die früher geltenden Vorschriften der Verordnung über die Erstattung der nachgewiesenen sonstigen Umzugsauslagen vom 22.1.1974 (BGBl. I S. 103) zurückgreifen können. Nach dieser Verordnung waren früher folgende Aufwendungen begrifflich als Werbungskosten anzusehen:
- Geschirrspülmaschinen: Abbau und Neuanschluss; Aufwendungen für nunmehr erforderlichen Wasserenthärter
- Ausgaben für den Abbau, das Anschließen, Abnehmen und Anbringen von Herden, Öfen und anderen Heizgeräten, Beleuchtungskörpern usw.
- Ausgaben für das Ändern und Erweitern von Elektro-, Gas- oder Wasserleitungen, soweit diese zum Anschluss der schon in der alten Wohnung benutzten Geräte erforderlich sind
- Ausgaben für notwendige Änderungen oder Umbauten an elektrischen Geräten, Gasgeräten, Beleuchtungskörpern usw.
- Ausgaben für Ersatz oder Ändern von Rundfunk- und Fernsehantennen
- Ausgaben für Stilllegung und Wiedereinrichten eines bereits in der alten Wohnung vorhandenen Fax-Anschlusses
- Ausgaben für das Umschreiben von Kraftfahrzeugen und die Anschaffung und Anbringung der neuen Kennzeichen
- Ausgaben für Schönheitsreparaturen in der alten Wohnung, wenn diese nach dem Mietvertrag beim Auszug durchgeführt werden mussten
- Trinkgelder für das Umzugspersonal
Nicht abziehbare Umzugskosten
Nicht berücksichtigungsfähig sind nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs Aufwendungen zur Ausstattung der neuen Wohnung, wie etwa für Gardinen Rollos und Lampen (BFH-Urteil vom 17.12.2002, BStBl 2003 II S. 314). Entsprechendes gilt für Verluste beim Verkauf des Einfamilienhauses am früheren Arbeitsort sowie eine hiermit verbundene Vorfälligkeitsentschädigung (BFH-Urteile vom 24.05.2000, BStBl 2000 II S. 474 und 476). Auch die Maklerprovision für die Vermittlung von Wohneigentum können nicht berücksichtigt werden. Entsprechendes gilt für die Renovierungskosten der neuen Wohnung sowie Abstandszahlungen an den bisherigen Mieter der neuen Wohnung (BFH-Urteil vom 24.05.2000, BStBl 2000 II S. 586).
Umzugskosten bei doppelter Haushaltsführung
Umzugskosten anlässlich der Begründung, Beendigung oder des Wechsels einer doppelten Haushaltsführung sind Werbungskosten, wenn der Umzug beruflich veranlasst ist. Verlegt der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt allerdings aus privaten Gründen vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte weg und begründet in seiner bisherigen Wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte einen Zweithaushalt, um von dort seiner Beschäftigung weiter nachgehen zu können, sind diese Umzugskosten keine Werbungskosten, sondern Kosten der privaten Lebensführung.
Für Umzugskosten, die nach Wegverlegung des Lebensmittelpunktes vom Ort der ersten Tätigkeitsstätte für den Umzug in eine andere, ausschließlich aus beruflichen Gründen genutzte Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte entstehen, kommt hingegen ein Werbungskostenabzug bzw. ein steuerfreier Arbeitgeberersatz in Betracht.
Auslandsumzüge
Bei beruflich veranlassten Auslandsumzügen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Umzugskosten in Höhe des Betrags steuerfrei ersetzen, der nach der Auslandsumzugskostenverordnung als höchstmögliche Auslandsumzugskostenvergütung gezahlt werden könnte.
Der Begriff „Auslandsumzug“ umfasst die Umzüge zwischen Inland und Ausland sowie die Umzüge im Ausland. Keine Auslandsumzüge im Sinne des Bundesumzugskostengesetzes sind Umzüge aus Anlass einer Einstellung, Versetzung oder Abordnung im Inland einschließlich ihrer Aufhebung, wenn die bisherige oder die neue Wohnung im Ausland liegt. Auch bei Umzügen vom Ausland ins Inland können die dem Arbeitnehmer entstandenen sonstigen Umzugsauslagen in Höhe der Pauschbeträge für Auslandsumzüge geschätzt werden.
Rückumzüge ins Ausland
Beruflich veranlasst ist ein Rückumzug ins Ausland nur dann, wenn ein ausländischer Arbeitnehmer für eine von vorneherein befristete Tätigkeit nach Deutschland kommt (BFH-Urteil vom 04.12.1992, BStBl 1993 II S. 722). Wird hingegen ein ausländischer Arbeitnehmer unbefristet ins Inland versetzt und zieht er deshalb mit seiner Familie nach Deutschland um, um erst bei Erreichen der Altersgrenze wieder in sein Heimatland zurückzukehren, ist dieser Rückumzug nicht beruflich veranlasst (BFH-Urteil vom 08.11.1996, BStBl 1997 II S. 207).
Besteuerung im Inland als Voraussetzung für den Werbungskostenabzug
Im Übrigen sind Umzugskosten im Zusammenhang mit einer Arbeitnehmertätigkeit im Ausland naturgemäß dann nicht in Deutschland abziehbar, wenn die Einnahmen aus der Auslandstätigkeit nicht der deutschen Besteuerung unterliegen (BFH-Urteil vom 20.09.2006, BStBl 2007 II S. 756).
Höhe der Umzugskostenvergütung bei Auslandsumzügen
Maßgebend ist die Auslandsumzugskostenverordnung. Danach können insbesondere Beförderungsauslagen für das Umzugsgut, die Reisekosten des Arbeitnehmers und der zur häuslichen Gemeinschaft gehörenden Personen sowie Maklerkosten steuerfrei ersetzt bzw. als Werbungskosten abgezogen werden. Entsprechendes gilt für Mietentschädigungen, wenn für einen Übergangszeitraum Mieten sowohl für die alte und neue Wohnung zu zahlen sind.
Der nach der Auslandsumzugskostenverordnung zahlbare Ausstattungsbeitrag sowie der Beitrag zur Beschaffung klimabedingter Kleidung können vom Arbeitgeber nicht steuerfrei ersetzt werden. Vom Arbeitnehmer selbst getragene Aufwendungen sind auch nicht als Werbungskosten abziehbar.
