Robot Process Automation (RPA) im Rechnungswesen kann zu einer Optimierung der betrieblichen Abläufe beitragen. Dabei machen digitale Trends und neue Technologien wie die Prozessautomatisierung durch RPA ein Umdenken erforderlich und stellen nicht nur die Führungskräfte von Unternehmen vor neue Herausforderungen. Auch das betriebliche Rechnungswesen und jene Fachbereiche, die sich mit Steuern beschäftigen, sind von diesen Veränderungen betroffen.
RPA im Rechnungswesen für automatisierbare Aufgaben
Mit RPA drängen Software-Roboter auf den Markt, die repetitive und standardisierte Aufgaben im Unternehmen in immer größerem Umfang übernehmen werden. Nicht zuletzt werden auch im betrieblichen Rechnungswesen und im Steuerbereich zukünftig automatisierbare Aufgaben durch RPA erledigt. Automatisierbare Aufgaben sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet:
- Der Arbeitsablauf wiederholt sich jeweils, ist regelbasiert und volumenstark,
- es gibt nur wenige Ausnahmen, die gesondert bearbeitet werden müssen,
- die Prozessdaten sind elektronisch oder maschinell auswertbar,
- die zugrundeliegenden Software-Anwendungen laufen stabil.
RPA ahmt auf vorhandenen IT-Systemen die bisher von Mitarbeitern ausgeführten Aktionen nach. Robots imitieren z. B. Mausklicks oder Tastatur-Eingaben, und zwar selbstständig und rund um die Uhr. Unternehmen nutzen RPA als Automatisierungs-Technologie, um die Digitalisierung voranzutreiben und kaufmännische Geschäftsabläufe so zu gestalten, dass sie schneller und effizienter ablaufen.
Als Grund für die zunehmende Verbreitung und Akzeptanz von RPA in der Praxis wird oft die relativ schnell und kostengünstig machbare Implementierung genannt. Bei 8 % der im Rahmen einer Umfrage befragten Unternehmen wird Robotic Process Automation bereits eingesetzt oder es ist im Aufbau. Bei 8 % ist der Einsatz geplant (Quelle: Handelsblatt Research Institute, Trendradar TAX 2020).
RPA-Projekte im Unternehmen identifizieren
Um geeignete Projekte im Unternehmen zu identifizieren ist es hilfreich, im Vorfeld die genauen Ziele und die eigenen Erwartungen zu definieren, um zu ermitteln, welche konkreten Aufgaben im Unternehmen die anzuschaffende Technologie lösen soll.
Mit Robot Process Automation können viele manuelle Tätigkeiten automatisiert werden, etwa:
- Einloggen auf und Bedienen von Systemen
- Zugriff auf Webseiten und Sammeln von Daten
- Auslesen von Informationen aus strukturierten Dokumenten
- Übertragen von Daten von einem System in ein anderes
- Kopieren, Verändern und Auswerten von Daten
- Ausfüllen von Formularen
- Empfangen, Verarbeiten und Versenden von E‑Mails
Einen ersten Ansatz für in Betracht kommende RPA-Projekte erhält man, indem man die bisher von den Mitarbeitern manuell durchgeführten Arbeitsprozesse — auch unter Berücksichtigung des im Unternehmen eingesetzten ERP-Systems — analysiert. Eine solche Analyse kann zugleich das Zukunftsbild des Unternehmens weiter schärfen und die Konkretisierung der Digitalisierungsstrategie unterstützen.
Anwendungsbeispiele von RPA im Rechnungswesen
Mögliche Anwendungsbeispiele von RPA im betrieblichen Rechnungswesen und Steuerbereich sind:
- Rechnungen prüfen
- Reisekosten prüfen
- Buchungsvorgänge initiieren
- Lohndaten zusammenstellen
- Intrastat-Meldungen erstellen
- USt-Identifikationsnummern prüfen
Solange die Lohnbuchhaltung im Unternehmen noch nicht durchgängig digitalisiert, sondern von manuellen Prozessen geprägt ist, bindet das Arbeiten mit heterogenen IT-Systemen monatlich in erheblichem Umfang Arbeitszeit.
RPA im Rechnungswesen kann dabei helfen, die Daten zwischen mehreren Systemen — wie Zeiterfassung, Mitarbeiterführung, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung sowie Personalwesen — zu sammeln, zu verknüpfen und anschließend für die Lohnbuchhaltung aufbereitet auszugeben.
Mehrwert von RPA für Unternehmen
Der Mehrwert des Einsatzes von RPA für Unternehmen lässt sich wie folgt zusammenfassen:
- präzisere und schnellere Arbeitsergebnisse
- verringerter Dokumentationsaufwand
- geringere Prozesskosten
- Software-Roboter können mit bestehenden IT-Systemen arbeiten
- Verringerung personeller Engpässe
- freiwerdende Mitarbeiter-Ressourcen
Wichtig: Bei der Umstellung von Prozessen darf das Change-Management nicht vernachlässigt werden. Denn es gilt, die Mitarbeiter auf dem anstehenden Weg — nämlich ihrer Entlastung von Routineaufgaben, damit sie stattdessen mit höherwertigen Aufgaben befasst werden können — aktiv mitzunehmen und sie zu Experten auf ihrem Fachgebiet im Rechnungswesen fortzubilden. Nur so wird eine hohe Akzeptanz von RPA unter den Mitarbeitern sichergestellt und auf der Grundlage eine weitreichende Nutzung von RPA im Unternehmen ermöglicht.
