Betriebsveranstaltung ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene, die gesellschaftlichen Charakter hat. Ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich.
Soweit die Zuwendungen des Arbeitgebers für bis zu zwei solcher Veranstaltungen jährlich den Freibetrag von 110 € je Veranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, führen sie nicht zu steuerpflichtigen Lohneinkünften. Das gilt allerdings nur, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder des feiernden Betriebsteils offensteht. Bei Übersteigen des 110 €-Freibetrags kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben.
Seit 2015 ist die steuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen im Einkommensteuergesetz ausdrücklich geregelt. Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben vom 14.10.2015, BStBl I S. 832 ihre Auffassung zur steuerlichen Beurteilung von Betriebsveranstaltungen umfassend dargelegt. Zur grundsätzlichen Beurteilung von Betriebsveranstaltungen durch den Bundesfinanzhof empfiehlt sich die Lektüre des BFH-Urteils vom 29.4.2021 – VI R 31/18, BStBl II S. 606 sowie aktuell eines Urteils des Finanzgerichts Köln vom 27.1.2022 – 6 K 2175/20, zu dem eine Revision beim BFH unter Az.: VI R 5/22 anhängig ist.
Wann liegt eine Betriebsveranstaltung vor?
Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen in einem Konzernverbund zusammensetzt. Eine Firmenfeier an der auch eigene Arbeitnehmer, überwiegend jedoch Geschäftsfreunde, Kunden und andere unternehmensfremde Personen teilnehmen, ist daher keine Betriebsveranstaltung.
Voraussetzung für die Annahme einer Betriebsveranstaltung und damit für die Berücksichtigung des Freibetrags bzw. der steuergünstigen Pauschalierung mit 25% bei Zuwendungen oberhalb von 110 € je teilnehmender Person ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Eine Privilegierung einzelner Personen oder Personengruppen führt zum Ausschluss des Freibetrags bzw. der steuergünstigen Pauschalierung.
Die Anwendbarkeit der Regelung auf Leiharbeitnehmer und Arbeitnehmer anderer konzernangehöriger Unternehmen setzt voraus, dass hinsichtlich dieser Personengruppen die weiteren Voraussetzungen (Offenstehen der Betriebsveranstaltung für alle Angehörigen dieser Personengruppe) erfüllt sind.
Müssen stets alle Arbeitnehmer gemeinsam feiern?
Veranstaltungen, die nur für einen beschränkten Kreis der Arbeitnehmer von Interesse sind (z.B. ein Zoobesuch für alle Eltern mit kleinen Kindern), behandelt die Finanzverwaltung ebenfalls als begünstigte Betriebsveranstaltung. Aber nur dann, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt.
Als begünstigte Betriebsveranstaltungen sind deshalb auch getrennte Veranstaltungen einzelner Abteilungen anzuerkennen, wenn alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können.
Auch Pensionärstreffen für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens sowie für solche Arbeitnehmer, die bereits im Unternehmen ein rundes Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder auf der Veranstaltung der Betriebsveranstaltung feiern (sog. Jubilarfeiern) sind begünstigt. Dabei ist es unschädlich, wenn neben den Jubilaren auch ein begrenzter Kreis anderer Arbeitnehmer, wie z.B. die engeren Mitarbeiter und Abteilungsleiter des Jubilars, Betriebsrats-/Personalratsvertreter oder auch die Familienangehörigen des Jubilars eingeladen werden.
Welche Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind zu berücksichtigen?
Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer. Und zwar unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet.
Der Bundesfinanzhof als oberstes deutsches Steuergericht geht sogar so weit, bei der Bewertung von Arbeitslohn anlässlich einer Betriebsveranstaltung alle mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers anzusetzen, ungeachtet dessen, ob sie beim Arbeitnehmer überhaupt einen Vorteil begründen können. Das bedeutet nicht zuletzt: Hat der Arbeitgeber für 100 Arbeitnehmer geplant und es kommen lediglich 80 Beschäftigte zur Veranstaltung, sind die Aufwendungen für Zwecke der Lohnbesteuerung auf die bei der Betriebsveranstaltung tatsächlich anwesenden Teilnehmer aufzuteilen, was den geldwerten Vorteil je Teilnehmer naturgemäß erhöht. Ob dies in pandemischen Zeiten der Weisheit letzter Schluss ist, mag jeder selbst beurteilen. Der Gesetzeswortlaut gibt dem Bundesfinanzhof allerdings Recht.
Bei der Lohnbesteuerung zu berücksichtigende Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind insbesondere: Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten, Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft, sowie Geschenke.
Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten – nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung. Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers und Barzuwendungen, die statt Sachzuwendungen gewährt werden, sind begünstigt, wenn ihre zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist.
Beispiel: Jeder Arbeitnehmer zahlt im Lokal seinen Deckel selbst mit dem Geld, das der Arbeitgeber zur Verfügung gestellt hat oder das er seinen Beschäftigten im Nachhinein erstattet.
Was ist mit Aufwendungen für den äußeren Rahmen der Veranstaltung?
Bei der Lohnbesteuerung ebenfalls zu berücksichtigen sind die Aufwendungen des Arbeitgebers für den äußeren Rahmen der Veranstaltung, z.B. für Räume, Beleuchtung oder einen Eventmanager. Hierbei berücksichtigt die Finanzverwaltung auch die Kosten, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie z.B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder.
Keine zu berücksichtigenden Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind hingegen die rechnerischen Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z.B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung oder die anteilige AfA sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.
Die gesetzliche Regelung stellt zudem nicht darauf ab, ob es sich um übliche Zuwendungen handelt. Auch unübliche Zuwendungen, wie z.B. Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 € übersteigt, oder Zuwendungen an einzelne Arbeitnehmer aus Anlass – und nicht nur bei Gelegenheit – einer Betriebsveranstaltung unterfallen daher der Besteuerung, wobei der Fiskus nur Geschenke bis zu 60 € in die Berechnung des Freibetrags einbezieht.
Berücksichtigung des 110 €-Freibetrags
Soweit die Zuwendungen des Arbeitgebers den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Lohneinkünften, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder des feiernden Betriebsteils offensteht. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.
Die Höhe der dem einzelnen Arbeitnehmer gewährten Zuwendungen berechnet sich wie folgt: Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Sodann ist der auf eine mitgebrachte Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. Für die Begleitperson ist somit kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € anzusetzen.
Beispiel: Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 €. Der Teilnehmerkreis besteht aus 75 Arbeitnehmern, von denen 25 von je einer Person begleitet werden. Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, so dass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 € entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen. 50 Arbeitnehmer haben somit einen geldwerten Vorteil von 100 €, der den Freibetrag von 110 € nicht übersteigt und daher nicht steuerpflichtig ist. Bei 25 Arbeitnehmern beträgt der geldwerte Vorteil hingegen 200 €. Hier ergibt sich nach Abzug des Freibetrags von 110 € für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 €, der allerdings mit 25 % pauschaliert werden kann.
Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden.
Und wenn die Teilnahme an der Veranstaltung Teil des Jobs ist?
Dient die Teilnahme eines Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben – davon ist etwa auszugehen, wenn der Personalchef oder Betriebsrats-/Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf diesen Arbeitnehmer entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.
Möglichkeit der Pauschalbesteuerung
Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, soweit er steuerpflichtigen Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen oberhalb des Freibetrags von 110 € zahlt. Es muss sich jedoch stets um eine Betriebsveranstaltung handeln.
Eine nur Führungskräften eines Unternehmens vorbehaltene Abendveranstaltung ist nach Auffassung des Finanzgerichts Köln mangels Offenheit des Teilnehmerkreises aus lohnsteuerlicher Sicht keine Betriebsveranstaltung. Damit scheidet nach Auffassung des Finanzgerichts auch eine Pauschalierung der steuerpflichtigen Sachzuwendungen mit 25 % aus. Das sieht der betroffene Arbeitgeber naturgemäß anders. Im Rahmen der eingelegten Revision wird der BFH deshalb entscheiden müssen, ob seine bisherige Rechtsprechung, wonach die Lohnsteuerpauschalierung bei Betriebsveranstaltungen mit 25% nur anwendbar ist, wenn die Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offensteht, auch nach der gesetzlichen Definition der Betriebsveranstaltung ab 2015 weiterhin Anwendung findet.
Falls der BFH an seiner bisherigen Rechtsprechung festhalten sollte, ist auf die bereits seit 2007 bestehende Möglichkeit hinzuweisen, derartige Veranstaltungen pauschal mit 30% zu besteuern. Schlimmstenfalls kostet es somit 5% Pauschalsteuer mehr, wobei die 30%ige Pauschalierung – anders als die Pauschalierung mit 25 % – leider zur Sozialversicherungspflicht der Zuwendungen führt.
Sonderproblem Reisekosten
Findet die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers statt und die Anreise zur Teilnahme an der Veranstaltung obliegt der Organisation durch den Arbeitnehmer selbst, ist eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber zulässig.
Beispiel: Der Arbeitgeber veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten – sowie ggf. im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten – gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.
Sind An- und Abreise zur eigentlichen Feier hingegen Teil der Veranstaltung selbst und werden als solche vom Arbeitgeber organisiert und bezahlt, gehen die Aufwendungen in die Berechnung der 110 €-Grenze ein und führen bei Überschreiten derselben zu steuerpflichtigem Arbeitslohn.
Beispiel: Der Arbeitgeber veranstaltet einen Betriebsausflug und organisiert für die Fahrt vom Unternehmen zum Ausflugsziel eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.
Man erkennt unschwer: Die Organisation der An- und Abreise durch den Arbeitnehmer selbst mit entsprechender Kostenerstattung durch den Arbeitgeber ist steuerlich die vorteilhaftere Alternative.
Aber die Steuer ist eben nicht alles. Entscheidend ist, dass eine Veranstaltung stattfindet, an die sich alle Beteiligten gerne erinnern und die den Zusammenhalt des Teams fördert. Und eben darin liegt der Zweck einer gelungenen Veranstaltung.
