Eine zufriedenstellende Mitarbeiterbeköstigung schafft nicht nur ein besseres Arbeitsklima, sondern fördert auch die Produktivität der Beschäftigten. Bei der lohnsteuerlichen Behandlung einer Mahlzeitengestellung an Arbeitnehmer ist eine Fülle unterschiedlicher Regularien zu verzeichnen, die es zu beachten gilt. Nachstehend erhalten Sie einen praxisnahen Überblick.
Kantinenmahlzeiten
Mahlzeiten, die durch eine vom Arbeitgeber selbst betriebene Kantine, Gaststätte oder vergleichbare Einrichtung abgegeben werden, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) zu bewerten. Dieser Sachbezugswert beträgt für 2023 einheitlich bei Arbeitnehmern bundesweit
- für ein Mittag- oder Abendessen 3,80 €
- für ein Frühstück 2,00 €
Bei Vollverpflegung (Frühstück, Mittag- und Abendessen) sind die Mahlzeiten mit dem Wert von 9,60 € anzusetzen (BMF-Schreiben vom 23.12.2022 – IV C 5 – S 2334/19/10010 :004, BStBl 2023 I S. 71). Der Arbeitgeber darf die Steuer auf den geldwerten Vorteil pauschal mit 25 % erheben. Macht er von der Pauschalierungsmöglichkeit Gebrauch, gehört die Vergünstigung nicht zum sozialversicherungspflichtigen Entgelt.
Alternativ kommt eine Bewertung mit dem Endpreis i. S. d. § 8 Abs. 3 EStG unter Berücksichtigung des Rabatt-Freibetrags von 1.080 € p.a. in Betracht, wenn die Mahlzeiten – etwa in der Gastronomie – überwiegend nicht für die eigenen Arbeitnehmer sondern für Kunden zubereitet werden. Hier hat der Arbeitgeber ein echtes Wahlrecht zwischen dem Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte oder dem Ansatz des „Endpreises laut Speisekarte“ abzüglich 1.080 €.
Mahlzeiten, die die Arbeitnehmer in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung erhalten, sind grundsätzlich ebenfalls mit dem Sachbezugswert zu bewerten, wenn der Arbeitgeber aufgrund vertraglicher Vereinbarung durch Zuschüsse oder andere Leistungen an die die Mahlzeiten vertreibende Einrichtung, z. B. durch verbilligte Überlassung von Räumen, Energie oder Einrichtungsgegenständen, zur Verbilligung der Mahlzeiten beiträgt.
Essenmarken
Bestehen die Leistungen des Arbeitgebers aus arbeitstäglichen Zuschüssen zu Mahlzeiten in Form von Papier-Essenmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) oder digitalen Essenmarken (aufladbare Geldkarten, Apps), die in einer Annahmestelle – wie etwa in Restaurants oder im Lebensmitteleinzelhandel – beim Erwerb einer Mahlzeit in Zahlung genommen werden, gilt Folgendes:
Die Mahlzeitengestellung ist mit dem Sachbezugswert zu bewerten, wenn tatsächlich arbeitstäglich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird, wobei Lebensmittel nur dann als Mahlzeit anzuerkennen sind, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind. Dabei können einzelne Bestandteile einer Mahlzeit durchaus bei verschiedenen Anbietern erworben werden.
Erwirbt der Arbeitnehmer Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. Für jede Mahlzeit darf lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und grds. Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beansprucht werden.
Der Arbeitgeberzuschuss darf den Sachbezugswert der Mahlzeit maximal um 3,10 € und den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen. Anderenfalls ist die Mahlzeit mit dem tatsächlichen Preis zu bewerten. Der Zuschuss darf zudem von Arbeitnehmern, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, nicht beansprucht werden können, wenn die ersten drei Monate dieser Auswärtstätigkeit noch nicht abgelaufen sind. Dies gilt auch dann, wenn zwischen dem Arbeitgeber und der Annahmestelle, die die bezuschusste Mahlzeit abgibt, keine unmittelbaren vertraglichen Beziehungen bestehen.
Wird der Arbeitsvertrag dahingehend geändert, dass der Arbeitnehmer anstelle von Barlohn Verpflegungszuschüsse erhält, vermindert sich der Barlohn in entsprechender Höhe. Ohne Änderung des Arbeitsvertrags führt der Austausch von Barvergütung durch Zuschüsse hingegen nicht zu einer Herabsetzung des steuerpflichtigen Barlohns.
Dem Arbeitgeber bleibt es unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelege manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z.B. wenn ein Abrechnungsunternehmen die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen). Die von Annahmestellen eingelösten Papier-Essenmarken brauchen nicht an den Arbeitgeber zurückgegeben und von ihm nicht aufbewahrt zu werden, wenn der Arbeitgeber eine Abrechnung erhält, aus der sich ergibt, wie viele Papier-Essenmarken mit welchem Verrechnungswert eingelöst worden sind, und er diese Abrechnung aufbewahrt.
Der Arbeitgeber darf die Lohnsteuer für den Unterschiedsbetrag zwischen dem amtlichen Sachbezugswert und dem niedrigeren Entgelt, das der Arbeitnehmer für die Mahlzeiten entrichtet, mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben. Bei der Ausgabe von Essenmarken setzt die Pauschalversteuerung voraus, dass der Verrechnungswert der Essenmarke den amtlichen Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 € übersteigt.
Falls der Arbeitgeber unterschiedliche Mahlzeiten zu unterschiedlichen Preisen teilentgeltlich oder unentgeltlich an die Arbeitnehmer abgibt und die Lohnsteuer pauschal erhebt, kann der geldwerte Vorteil mit dem Durchschnittswert der Mahlzeiten der Pauschalbesteuerung zugrunde gelegt werden. Die Durchschnittsbesteuerung braucht dann nicht tageweise durchgeführt zu werden. Sie darf sich vielmehr auf den gesamten Lohnzahlungszeitraum erstrecken. Bietet der Arbeitgeber bestimmte Mahlzeiten nur einem Teil seiner Arbeitnehmer an, z. B. in einem Vorstandskasino, sind diese Mahlzeiten nicht in die Durchschnittsberechnung einzubeziehen.
Aufmerksamkeiten und Arbeitsessen
Als sog. Aufmerksamkeiten gehören Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Beschäftigten im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, nicht zum Arbeitslohn. Dasselbe gilt für Speisen, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung (sog. Arbeitsessen) unentgeltlich oder verbilligt überlässt.
Voraussetzung für die Nichtbesteuerung ist, dass der Wert der Speisen 60 € „pro Kopf“ nicht überschreitet. Eine Mahlzeitengestellung im Rahmen einer wöchentlichen Besprechung (sog. Jour fix) behandelt der Fiskus jedoch nicht als Arbeitsessen und besteuert deshalb den an die Beschäftigten gewährten Vorteil.
Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung
Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer abgegeben werden, gehören nicht zum Arbeitslohn. Das gilt auch für die Beteiligung von Arbeitnehmern an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung durch den Arbeitgeber.
Hinweis: Findet die Bewirtung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers statt, sind die Verpflegungspauschalen des Arbeitnehmers zu kürzen. Nimmt der Arbeitnehmer hingegen an der geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es in aller Regel an einer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit; in diesem Fall sind die Verpflegungspauschalen nicht zu kürzen. Lohnsteuerlich gilt hier der Grundsatz: Besser der Dritte zahlt.
Mahlzeiten bei Betriebsveranstaltungen
Werden Speisen und Getränke im Rahmen einer Betriebsveranstaltung überlassen, sind sie in den Freibetrag von 110 € einzubeziehen. Wird dieser Freibetrag überschritten, kommt eine 25%ige Lohnsteuerpauschalierung in Betracht.
Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit
Übliche Mahlzeiten, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellt, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV anzusetzen. Entsprechendes gilt für die im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten üblichen Mahlzeiten.
Als „üblich“ gilt eine Mahlzeit, deren Preis 60 € nicht übersteigt. In den Preis sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen. Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 € dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein „Belohnungsessen“ handelt. Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn zu versteuern.
Für die Prüfung der 60 €-Grenze kommt es auf den Preis (einschließlich Umsatzsteuer) an, den der Anbieter der Mahlzeit dem Arbeitgeber in Rechnung stellt. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 €-Grenze nicht zu berücksichtigen. Ist der Preis der Mahlzeit in der Rechnung nicht beziffert, weil die Mahlzeit im Rahmen eines Gesamtpreises – z.B. für eine Fortbildungsveranstaltung – berechnet wird, ist im Einzelfall zu entscheiden, ob es sich um eine „übliche“ Beköstigung gehandelt hat oder ob ein höherer Wert der Mahlzeit als 60 € vorliegt.
Die Besteuerung der anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert unterbleibt, wenn der Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale beanspruchen kann.
Werden Mahlzeiten mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt, weil bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit die Abwesenheit von mehr als acht Stunden nicht erreicht oder nicht dokumentiert wurde oder der Dreimonatszeitraum für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen abgelaufen ist, kann die Lohnsteuer mit 25 % pauschaliert werden.
Mahlzeitengestellung durch Dritte
Die für eine unmittelbar vom Arbeitgeber abgegebene Mahlzeit maßgeblichen Grundsätze gelten auch, wenn eine Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben wird. Die Gestellung einer Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn
- er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und
- die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt, die im Original beim Arbeitgeber vorliegt bzw. elektronisch gespeichert wurde.
Kürzung der Verpflegungspauschalen
Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen werden bei vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten gestellten Mahlzeiten gekürzt. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20% und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40% des Betrags der für den Tätigkeitsstaat geltenden Verpflegungspauschalen für eine 24-stündige Abwesenheit. Dabei darf der Kürzungsbetrag die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.
Die Kürzung ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Verpflegungspauschalen lediglich gekürzt ausbezahlt. Ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes und vom Arbeitnehmer tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Es wird nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt im Rahmen eines abgekürzten Zahlungsweges unmittelbar vom Nettolohn des Arbeitnehmers abzieht. Eine Minderung der steuerfreien Reisekostenerstattung führt ebenfalls zu einer Minderung des Kürzungsbetrags.
Nichts gegessen? Die Verpflegungspauschalen sind auch dann zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Mahlzeiten zur Verfügung stellt, diese vom Arbeitnehmer aber nicht eingenommen werden (BFH-Urteil vom 07.07.2020 – VI R 16/18, BStBl 2020 II S. 783). Aus welchen Gründen der Arbeitnehmer eine ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit nicht einnimmt, ist unerheblich. Die Kürzung erfolgt auch dann, wenn der Arbeitgeber den Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat.
Mahlzeit im Beförderungspreis enthalten? Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Lediglich dann, wenn – etwa anhand des gewählten Beförderungstarifs – feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten angeboten werden, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Mahlzeitengestellung vor.
Was gilt für Snacks? Der Fiskus geht davon aus, dass auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein kann, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, welche üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. Deshalb handelt es sich z.B. bei Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, nicht um eine der genannten Mahlzeiten. Entsprechendes gilt für die z.T. auf innerdeutschen Flügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck o.ä., die ebenfalls nicht zur Kürzung der Verpflegungsmehraufwandspauschale führen.
