Verfahrensdokumentation für IT-Systeme

Unternehmen haben eine Vielzahl an steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen, z. B.:

  • Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 238 HGB i. V. m. §§ 140 ff. AO
  • Aufzeichnungspflichten im Steuerabzugsverfahren nach dem EStG (u. a. § 50a EStG)
  • Aufzeichnungspflichten nach dem UStG (u. a. § 14 UStG)
  • Dokumentationspflichten nach dem AStG (§ 1 Abs. 3 AStG zu Verrechnungspreisen)

Um diesen und weiteren Pflichten nachzukommen, nutzen Unternehmen heutzutage — nicht nur aber auch für steuerliche Zwecke — eingesetzte ERP- und sonstige IT- bzw. Datenverarbeitungs-Systeme. Ein Datenverarbeitungs-System umfasst Hardware, Software sowie Cloud-Systeme und betrifft z. B. folgende Systembereiche:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Kassensysteme
  • Shop-Systeme
  • Warenwirtschaft
  • Beleg-Erfassung
  • Zeit-Erfassung
  • Archivsystem
  • Dokumenten-Management-System
  • Schnittstellen

Für steuerliche Zwecke muss hinsichtlich der eingesetzten Datenverarbeitungs-Systeme eine übersichtlich gegliederte, aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation erstellt werden. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Datenverarbeitung müssen vollständig und schlüssig beschrieben sein, um die Nachprüfbarkeit der Bücher und der übrigen erforderlichen Aufzeichnungen zu gewährleisten. Die Finanzverwaltung hat hierzu in einem gesonderten Schreiben »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)« festgelegt.

Prüfen Sie Ihren Handlungsbedarf

Je digitaler ein Unternehmen aufgestellt ist, desto komplexer gestaltet sich die Erstellung einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation — und desto wichtiger wird zugleich auch eine schriftliche Verfahrensdokumentation zur Beschreibung der steuerrelevanten Abläufe im Unternehmen. Denn verständlich zu dokumentieren sind in der Regel eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme sowie das Zusammenwirken der Bereiche über Schnittstellen. So müssen sogar Abläufe, die zwischenzeitlich geändert wurden, auch in ihrer früheren Version dokumentiert bleiben, um auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollzogen werden zu können.

Hinzu kommt, dass die Finanzverwaltung bei Betriebsprüfungen vermehrt verlangt, dass eine Verfahrensdokumentation vorgelegt wird. Liegt keine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vor, kann das einschneidende Folgen nach sich ziehen: Sofern die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Bücher und Aufzeichnungen nicht gegeben ist und somit die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt wurden, drohen — neben anderen Rechtsfolgen und Sanktionen — vor allem eine gewinnerhöhende Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzverwaltung und entsprechende Mehrsteuern für das Unternehmen. Um Risiken bei einer Betriebsprüfung möglichst weitgehend zu minimieren, benötigt daher jedes Unternehmen zwingend eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation zu der Software, der Hardware und den Cloud-Lösungen, über die im weitesten Sinne steuerlich relevante Sachverhalte abgebildet werden.

Die Erstellung oder Überarbeitung einer Verfahrensdokumentation muss übrigens nicht ausschließlich eine Belastung sein, sondern kann auch ein enormes Potenzial für Unternehmen entfalten, um Einsparpotentiale zu erkennen, prozessoptimierende Maßnahmen vorzunehmen und unterstützend Softwarelösungen zur Prozessautomatisierung bis hin zu einem Tax Compliance Management System einzuführen. Denn im Zuge der Erstellung können Abläufe, Strukturen und Zuständigkeiten nochmals durchdacht und wo sinnvoll neu geordnet werden. Hierbei sollten auch die Mitarbeiter des Unternehmens eingebunden werden.

Zu beachten ist: Eine Verfahrensdokumentation muss die tatsächlichen Geschäftsabläufe abbilden, »gelebt« und laufend an die im Unternehmen jeweils vorhandenen IT-gestützten Abläufe angepasst (und dabei versioniert, d. h. chronologisch in ihren unterschiedlichen Versionen abgespeichert) werden. Ein gutes Beispiel hierfür:

Vorübergehende Senkung der Umsatzsteuer-Sätze

Für den Zeitraum zwischen dem 01.07.2020 und dem 31.12.2020 wurden die Umsatzsteuer-Sätze abgesenkt. Dies machte es erforderlich, die ERP-Systeme und ggf. angebundene Software-Lösungen programmtechnisch anzupassen. Außerdem mussten diese Änderungen in der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar abgebildet werden.

Finden Sie die passende Fachexpertise

Finden Sie mit unserer Hilfe direkt den Experten, der über die von Ihnen konkret benötigte Fachexpertise verfügt. Gerne unterstützt einer unserer Experten rund um Steuern Sie mit einer Software-Lösung zur Verfahrensdokumentation, die insbesondere auch die laufende Anpassung und Versionierung erleichtert. Zusätzlich ist es empfehlenswert, die mittels der Software erstellte Verfahrensdokumentation anschließend vorsorglich von einem steuerlichen Fachexperten prüfen zu lassen. Fragen Sie unseren Fachexperten vorab gerne auch nach einem Quick Check, um zuallererst den bei Ihnen vorliegenden Handlungsbedarf zu ermitteln.

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