Bei 46 % der im Rahmen einer Umfrage befragten Unternehmen wird E-Invoicing bereits eingesetzt oder die Nutzung von E-Invoicing bzw. der Einsatz von E-Rechnungen ist im Aufbau. Bei 9 % ist der Einsatz geplant (Quelle: Handelsblatt Research Institute, Trendradar TAX 2020). Für viele Unternehmen ist die Umstellung auf E-Invoicing auch häufig der Einstieg in die Digitalisierung.
Definition der E-Rechnung in Deutschland
E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) nach EU-Norm bestehen — anders als gedruckte Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format — aus Daten nach einer fest vorgegebenen, standardisierten Struktur. Die einschlägige EU-Richtlinie aus dem Jahr 2014 definiert »elektronische Rechnung« als »eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht«.
In Deutschland kommen bei E-Rechnungen bisher üblicherweise folgende gängigen strukturierten Rechnungsformate zum Einsatz:
- ZUGFeRD (›Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland‹)
- XRechnung
Steuerliche Aspekte einer E-Rechnung
Bei der Verbuchung einer E-Rechnung ergeben sich umsatzsteuerlich nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz keine Besonderheiten im Vergleich zu einer Papierrechnung bzw. einer Rechnung im PDF-Format.
Hinsichtlich der Archivierung einer E-Rechnung ist das Verfahren zu beachten, das in den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)« von der Finanzverwaltung vorgeschrieben ist.
E-Invoicing für eine verbesserte Tax Compliance
Im Unternehmen eingegangene gedruckte Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format wurden in der Vergangenheit von Mitarbeitern in der Buchhaltung einzeln durchgesehen, Buchungsvermerke angebracht und manuell per Tastatureingabe im Buchhaltungssystem erfasst. Dieser Buchungsvorgang wird zunehmend automatisiert.
Üblicherweise werden heute in den Unternehmen eingegangene Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format durch den Einsatz von Buchhaltungssystemen mit einer OCR-Software (optical character recognition = optische Zeichenerkennung) mit erlernten Buchungsinformationen versehen. Gleichwohl müssen je nach Rechnungstyp mehr oder weniger umfangreiche manuelle Nacharbeiten vorgenommen werden, da die automatisierten Buchhaltungssyteme nicht sämtliche Rechnungen ordnungsgemäß erfassen können.
Anders als Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format liegt einer E-Rechnung eine fest vorgegebene, standardisierte Struktur zugrunde. Fehlerhaft aufbereitete Buchhaltungs-Daten — wie sie beim bisher oft praktizierten Einsatz einer OCR-Software regelmäßig und kaum vermeidbar vorkommen — und die daraus resultierende Mehrarbeit können so von vornherein vermieden werden: weil bei einer elektronischen Rechnung die Rechnungsdaten nicht mehr manuell nachbearbeitet zu werden brauchen, sondern unmittelbar vom Buchhaltungssystem automatisch weiterverarbeitet werden können.
Der Wegfall manueller Nacharbeiten bei der Verbuchung von Eingangsrechnungen führt zu einer steuerlichen Prozessoptimierung und bei sorgfältig eingerichteten Prozessen zu einer verbesserten Tax Compliance.
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung stellen immer mehr Unternehmen auf eine digitale Buchführung um und verbinden ihre Geschäftsprozesse mit dem Buchhaltungssystem. E-Invoicing unterstützt und erleichtert diesen Übergang ins Digitale nachhaltig: denn das bei E-Rechnungen gegebene Vorhandensein standardisierter Daten im XML-Format ermöglicht es, sämtliche mit dem Fakturierungsprozess verknüpften Dokumente — Vertrag, Bestellung, Lieferschein — elektronisch miteinander abzugleichen und die Verbuchung weitestgehend zu automatisieren.
Rechnungsformate beim Rechnungsausgang umstellen
Gegebenenfalls bietet sich eine Umstellung des Verbuchungsprozesses nicht nur beim Rechnungseingang an, sondern auch beim Rechnungsausgang. Um den Rechnungseingang umstellen zu können, muss mit den Waren- und Dienstleistungs-Lieferanten abgestimmt werden, welche Datenaustausch-Formate sie bereitstellen können. Zur Umstellung des Rechnungsausgangs ist umgekehrt zu prüfen, welche Rechnungsformate die einzelnen Kunden jeweils empfangen können bzw. wollen.
Was hier ggf. in Frage kommt: der Einsatz einer von einem Experten (E-Invoicing Provider) bereit gestellten Portal-Lösung zum digitalen Austausch von B2B- bzw. B2G-Rechnungen — die es auch ermöglicht, das Format und die Zustellart für jeden Kunden individuell einzustellen. Sobald das in Ihrem Unternehmen eingesetzte ERP-System in der Lage ist, E-Rechnungseingänge zu verarbeiten, kann die Portal-Lösung die eingegangenen Lieferanten-Rechnungen direkt zur automatischen Verarbeitung in Ihr ERP-System schicken. Dabei prüfen die Portal-Lösungen die Eingangsrechnungen regelmäßig bereits selbstständig auf die nach § 14 UStG erforderlichen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben.
Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber
Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an den Bund und die Bundesländer in Deutschland ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Daneben erfüllt das ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRechnung“ auch grundsätzlich die Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die vorhandenen öffentlichen Portale, wie etwa der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).
Hinweis zum Jahreswechsel 2021/2022: Ab dem 01.01.2022 sehen die weiteren Länder Baden-Württemberg, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern und das Saarland die verbindliche elektronische Rechnungsstellung vor.
Neben dem Direktversand der E-Rechnungen an den Bund und die Bundesländer über vorhandene öffentliche Portale, setzt die Verwaltung aktuell maßgeblich auf E-Mail und die Einlieferung über PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine). PEPPOL ist ein grenzüberschreitender Übertragungskanal für Dokumente im Beschaffungswesen, der die automatisierte Übermittlung von E-Rechnungen ermöglicht.
Es erscheint empfehlenswert, den Übertragungskanal und die in der Rechnung geforderten Angaben mit dem jeweiligen Auftraggeber vorab abzustimmen. Denn die Regelungen und Rahmenvorgaben zur XRechnung sehen vor, dass neben den 33 bzw. 34 Pflichtfeldern noch in etwa 120 Optionsfeldern zusätzlich zu übermittelnde Daten vom Auftraggeber bestimmt werden können.
10 Merksätze für elektronische Rechnungen
Hinsichtlich der Compliance-Anforderungen bei der Umstellung auf E-Rechnungen können folgende Merksätze eine Orientierung geben (Quelle: bitkom):
- Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln
- Elektronische Rechnungen sind technologieneutral
- Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten
- Jede Rechnung muss lesbar sein
- Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
- Jede Rechnung muss aufbewahrt werden
- Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden
- Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation)
- Digitalisierung und Archivierung im Ausland ist möglich
- Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
Vorteile von E-Invoicing nutzen
Verringern Sie durch eine elektronische Rechnungsabwicklung mit optimierten Geschäftsprozessen die Gefahr potenziell aufwändiger Fehler. Nutzen Sie gleichzeitig das attraktive Einsparungs-Potenzial für Ihr Unternehmen, insbesondere durch:
- Wegfall von Papier-, Druck- und Versandkosten sowie
- Erhöhung der Verarbeitungseffizienz durch optimierte Prozesse
Finden Sie mit unserer Hilfe direkt den Experten, der über die von Ihnen konkret benötigte Fachexpertise verfügt. Gerne unterstützt einer unserer Experten rund um Steuern Sie bei der anstehenden Digitalisierung Ihres Rechnungswesens. Fragen Sie unseren Experten gerne auch nach einem Quick Check, um zuallererst den bei Ihnen vorliegenden Handlungsbedarf zu ermitteln.
