Mit RPA im Rechnungswesen Prozesse digitalisieren

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Robot Process Automation (RPA) im Rechnungswesen kann zu einer Optimierung der betrieblichen Abläufe beitragen. Dabei machen digitale Trends und neue Technologien wie die Prozessautomatisierung durch RPA ein Umdenken erforderlich und stellen nicht nur die Führungskräfte von Unternehmen vor neue Herausforderungen. Auch das betriebliche Rechnungswesen und jene Fachbereiche, die sich mit Steuern beschäftigen, sind von diesen Veränderungen betroffen.

Inhaltsverzeichnis

RPA im Rechnungswesen für automatisierbare Aufgaben

Mit RPA drängen Software-Roboter auf den Markt, die repetitive und standardisierte Aufgaben im Unternehmen in immer größerem Umfang übernehmen werden. Nicht zuletzt werden auch im betrieblichen Rechnungswesen und im Steuerbereich zukünftig automatisierbare Aufgaben durch RPA erledigt. Automatisierbare Aufgaben sind durch folgende Merkmale gekennzeichnet:

RPA ahmt auf vorhandenen IT-Systemen die bisher von Mitarbeitern ausgeführten Aktionen nach. Robots imitieren z. B. Mausklicks oder Tastatur-Eingaben, und zwar selbstständig und rund um die Uhr. Unternehmen nutzen RPA als Automatisierungs-Technologie, um die Digitalisierung voranzutreiben und kaufmännische Geschäftsabläufe so zu gestalten, dass sie schneller und effizienter ablaufen.

Als Grund für die zunehmende Verbreitung und Akzeptanz von RPA in der Praxis wird oft die relativ schnell und kostengünstig machbare Implementierung genannt. Bei 8 % der im Rahmen einer Umfrage befragten Unternehmen wird Robotic Process Automation bereits eingesetzt oder es ist im Aufbau. Bei 8 % ist der Einsatz geplant (Quelle: Handelsblatt Research Institute, Trendradar TAX 2020).

RPA-Projekte im Unternehmen identifizieren

Viele Unternehmen fragen sich nach Möglichkeiten und Wegen, wie sie mit der Umsetzung von Digitalisierung und Automatisierung starten oder die nächsten Schritte machen können.

Dazu ist es hilfreich, im Vorfeld die genauen Ziele und die eigenen Erwartungen zu definieren, um zu ermitteln, welche konkreten Aufgaben im Unternehmen die anzuschaffende Technologie lösen soll.

Mit RPA können viele manuelle Tätigkeiten automatisiert werden, etwa:

Einen ersten Ansatz für in Betracht kommende RPA-Projekte erhält man, indem man die bisher von den Mitarbeitern manuell durchgeführten Arbeitsprozesse — auch unter Berücksichtigung des im Unternehmen eingesetzten ERP-Systems — analysiert. Eine solche Analyse kann zugleich das Zukunftsbild des Unternehmens weiter schärfen und die Konkretisierung der Digitalisierungsstrategie unterstützen.

Anwendungsbeispiele von RPA im Rechnungswesen

Mögliche Anwendungsbeispiele von RPA im betrieblichen Rechnungswesen und Steuerbereich sind:

Solange die Lohnbuchhaltung im Unternehmen noch nicht durchgängig digitalisiert, sondern von manuellen Prozessen geprägt ist, bindet das Arbeiten mit heterogenen IT-Systemen monatlich in erheblichem Umfang Arbeitszeit.

RPA im Rechnungswesen kann dabei helfen, die Daten zwischen mehreren Systemen — wie Zeiterfassung, Mitarbeiterführung, Kreditoren- und Hauptbuchhaltung sowie Personalwesen — zu sammeln, zu verknüpfen und anschließend für die Lohnbuchhaltung aufbereitet auszugeben.

Mehrwert von RPA für Unternehmen

Der Mehrwert des Einsatzes von RPA für Unternehmen lässt sich wie folgt zusammenfassen:

Wichtig: Bei der Umstellung von Prozessen darf das Change-Management nicht vernachlässigt werden. Denn es gilt, die Mitarbeiter auf dem anstehenden Weg — nämlich ihrer Entlastung von Routineaufgaben, damit sie stattdessen mit höherwertigen Aufgaben befasst werden können — aktiv mitzunehmen und sie zu Experten auf ihrem Fachgebiet im Rechnungswesen fortzubilden. Nur so wird eine hohe Akzeptanz von RPA unter den Mitarbeitern sichergestellt und auf der Grundlage eine weitreichende Nutzung von RPA im Unternehmen ermöglicht.

Umfrage zum Einsatz von RPA in Unternehmen

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