Veränderungen im Unternehmen können es erforderlich machen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auszulagern oder einen Payroll Dienstleister zur Unterstützung der Lohnbuchhaltung hinzuzuziehen. Payroll Dienstleister sind in Unternehmen in unterschiedlicher Ausprägung im Einsatz. Und zwar je nachdem, wie das Unternehmen seine Lohnbuchhaltung organisiert hat oder auf bestimmte Situationen reagieren muss.
Was ist zu beachten, wenn das Unternehmen die Lohnbuchhaltung selbst erstellt?
Wenn die gesamte Lohnbuchhaltung im Unternehmen durch eigene Mitarbeiter erstellt wird, dann muss in der Regel nicht auf die Expertise eines externen Payroll Dienstleisters zurück gegriffen werden. Die Entgeltabrechnung liegt in den Händen der eigenen Mitarbeiter. Durch eine Mitarbeiter-Vertretungsregelung ist die fristgerechte Erledigung der im Lohnbereich anfallenden Tätigkeiten sichergestellt.
Die Mitarbeiter bringen qualifizierte Kenntnisse im Steuer-, Sozialversicherungs- und auch Arbeitsrecht mit. Dazu gehört zwingend, dass diese Mitarbeiter der HR (Human Resources) Abteilung — auch zu den Steueränderungen 2022 — laufend fortgebildet werden. Nur dann ist es den Mitarbeitern möglich, den immer komplexer werdenden Bestimmungen zur Lohnsteuer jederzeit gerecht zu werden. So wird jede einzelne Entgeltabrechnung einschließlich weiterer zugesagter Benefits, wie etwa ein geldwerter Vorteil, rechtssicher erstellt.
Die Fortbildung der Mitarbeiter umfasst aber auch die zur Entgeltabrechnung im HR Bereich eingesetzte Software-Lösung. Das ist notwendig, um eine rechtskonforme Anwendung der Software durch die Mitarbeitern sicher zu stellen. So dürfen fehlerhafte Eingaben nicht zu Lasten der Mitarbeiter gehen oder zu Problemen bei Einhaltung der Tax Compliance des Unternehmens führen.
Tipp: Nicht vergessen werden darf, dass die im HR Bereich eingesetzte Software auch Teil der Verfahrensdokumentation für IT-Systeme des Unternehmens ist und die Prozesse entsprechend zu dokumentieren sind.
Welche Gründe gibt es für den Einsatz eines Interim Payroll Experten?
Es kann Gründe in einem Unternehmen geben, bei denen eine Unterstützung durch einen Experten sinnvoll kann. So z. B. bei folgenden betrieblichen Umständen:
- Vorliegen von Personal-Engpässen durch den Ausfall von Mitarbeitern
- Aufgetretene Defizite durch vorliegende komplexe Steuervorschriften
- Veraltete Workflows durch neue Software-Updates im HR Bereich
- Sicherstellung der Tax Compliance im Lohnbereich durch den Check eines Payroll Spezialisten
Die Unternehmenspraxis zeigt: Sowohl die oftmals vorhandenen steuer- und abgabenrechtlichen sowie wirtschaftlichen Optimierungsmöglichkeiten als auch Problembereiche in der unternehmensintern geführten Lohnbuchhaltung werden von den eigenen Mitarbeitern erst mit Verzögerung oder aber gar nicht erkannt. Deshalb ist es ggf. ratsam, in einem ersten Schritt einen Check der Lohnbuchhaltung des Unternehmens durch einen externen Payroll Dienstleister machen zu lassen. Danach können sich Optimierungsmaßnahmen ergeben, wie:
- Digitalisierung von Prozessen zur Schonung von Mitarbeiter-Ressourcen
- Laufende Schulung der Mitarbeiter zu aktuellen Rechtsentwicklungen im Lohnbereich
- Vermeidung von Personal-Engpässen durch die Einbindung eines Interim Payroll Experten
Kommt es im Unternehmen durch Personal-Engpässe zu Problemen bei der rechtzeitigen Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, so kann der Einsatz eines Interim Payroll Experten auf Projektbasis in Betracht kommen. Daneben kann die Expertise des Beraters auch genutzt werden, um anhand der eingesetzten Abrechnungssoftware Prozessabläufe zu analysieren und zur Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen unterstützende Maßnahmen vorzuschlagen.
Ist die Auslagerung der Lohnabrechnung auf einen externen Payroll Dienstleister sinnvoll?
Je nach Personalsituation und Ausstattung des Unternehmens mit Hard- und Software kann sich ein Outsourcing der Lohnbuchhaltung auf einen externen Payroll Dienstleister anbieten, das u. U. folgende Vorteile für das Unternehmen hat:
- Entlastung der Human Resources
- Verringerung der Softwarekosten
- Verbesserung der Tax Compliance
Achtung: Kostensenkungseffekte dürfen nicht überschätzt werden. Nach einer Umfrage bei haufe.de haben einige der befragten Teilnehmer angegeben, dass der interne Aufwand nach der Auslagerung der Entgeltabrechnung deutlich gestiegen ist.
Hintergrund ist, dass — je nach Art und Weise des durchgeführten Payroll-Outsourcings und der vorliegenden internen Organisation — viele zur Entgeltabrechnung vorgelagerte Prozesse weiter von internen Mitarbeitern des Unternehmens zu verwalten sind. Daneben sind sämtliche für die Gehaltsabrechnung relevanten Sachverhalte weiter aus der betrieblichen Finanzbuchhaltung selbst herauszufiltern und für die Lohnbuchhaltung bereit zu stellen. Ein HR-Informationssystem kann dabei helfen, die für den Lohnbereich relevante Daten gezielt zu sammeln und diese strukturiert für die Lohnabrechnung aufzubereiten.
Wie die Praxis zeigt, kann ein Payroll-Outsourcing mit dem richtigen Dienstleister und der richtigen Organisation im HR-Bereich zum Vorteil des Unternehmens gleichwohl gut funktionieren.
Vermeiden Sie potenziell gewichtige Risiken für Ihr Unternehmen
Finden Sie mit unserer Hilfe direkt den Spezialisten, der über die von Ihnen konkret benötigte Expertise verfügt. Gerne unterstützt einer unserer Experten rund um Steuern Sie bei der Optimierung Ihrer Lohnbuchhaltung. Vermeiden Sie potenziell gewichtige Risiken für Ihr Unternehmen und analysieren Sie Ihre Lohnbuchhaltung, um nicht zuletzt bei Veränderungen rechtzeitig auf mögliche Compliance-Defizite reagieren zu können. Fragen Sie unseren Payroll Dienstleister gerne auch nach einem Quick Check, um zuallererst den bei Ihnen vorliegenden Handlungsbedarf zu ermitteln.
