Geldwerter Vorteil: Richtig versteuern in der Lohnabrechnung

Geldwerter Vorteil

Ein geldwerter Vorteil ist ein Bestandteil des Arbeitslohns und daher grundsätzlich im Rahmen der Lohnabrechnung zu versteuern. Geldwerte Vorteile werden Arbeitnehmern in deren Interesse gewährt. Die Grundlage hat ein geldwerter Vorteil üblicherweise im Arbeitsvertrag oder in einer anderweitig gegebenen Zusage des Arbeitgebers. Ob ein geldwerter Vorteil als Sachbezug zu versteuern oder gegebenenfalls steuerfrei ist, wird von der internen Lohnbuchhaltung oder einem extern beschäftigten Payroll Dienstleister ermittelt. Ist die Leistung steuerfrei, kann der geldwerte Vorteil gezielt zur Nettolohn-Optimierung des Arbeitnehmers eingesetzt werden.

Inhaltsverzeichnis

Vorhang auf für den geldwerten Vorteil

Auf die Lohnbuchhaltung kommt es an

Die richtige steuerliche und abgabenrechtliche Behandlung aller geldwerten Vorteile in der Lohnabrechnung der Arbeitnehmer kann schnell sehr kompliziert werden. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlich zu behandelnder Sachleistungen und viele formale Anforderungen seitens der Finanzverwaltung zur Lohnsteuer zu beachten. Zudem ergeben sich durch stetige Änderungen von steuerlichen Rechtsvorschriften sowie neuer Entwicklungen in der Rechtsprechung laufend notwendige Anpassungen der Arbeitsprozesse in der Lohnbuchhaltung eines Unternehmen.

Umfangreiche Kenntnisse sind erforderlich

Die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung müssen umfangreiche Kenntnisse im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht mitbringen. Nur dann ist eine korrekte Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Einklang mit den steuerlichen und abgaberechtlichen Vorschriften möglich. Und nur dann kann ein geldwerter Vorteil mit dem richtigen Betrag abgerechnet und versteuert werden.

Besonders größere Unternehmen stehen vor zusätzlichen Herausforderungen. Je mehr Arbeitnehmer ein Unternehmen beschäftigt und je mehr Vergütungssysteme es unterhält, desto größer ist die Anzahl der zu bewertenden und abzurechnenden Sachverhalte auch zu geldwerten Vorteilen.

Umsatzsteuer nicht vergessen

Bei der Abrechnung von Sachleistungen sind zudem die umsatzsteuerlichen Auswirkungen zu prüfen. Auch wenn eine Sachleistung steuerfrei ist, kann dies dennoch dazu führen, dass laufend Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt zu zahlen ist. In der Regel erfolgt hier eine enge Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, um eine zutreffende Erfassung in den monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen sicherzustellen. Bei den meisten Unternehmen wird eine Berücksichtigung erst in der Umsatzsteuerjahreserklärung zu einem fehlerhaften Verhalten führen.

Freibetrag, pauschale Steuer und Abrechnungsnachweise

Bei einigen geldwerten Vorteilen kann ein Freibetrag berücksichtigt werden. Andere geldwerte Vorteile kann der Arbeitgeber pauschal versteuern, so dass dieser Betrag dann nicht vom Arbeitnehmer versteuert werden muss. So wie beispielsweise bei Dienstwagen ggf. das Fahrtenbuch, sind je nach gewährtem Sachbezug zudem teilweise umfangreiche Abrechnungsnachweise im Arbeitgeberkonto vorzuhalten.

Ein geldwerter Vorteil ist auch dann mit dem monatlichen Gehalt des Arbeitnehmers abzurechnen und aufzuzeichnen, wenn dieser vom Arbeitgeber pauschal versteuert oder der Rabattfreibetrag von 1.080 € angewendet wird.

Häufige Schwierigkeiten in der Praxis

In der Praxis besteht eine Schwierigkeit oftmals bereits darin, aufgrund organisatorischer Defizite sämtliche für die Lohnbuchhaltung relevanten Sachverhalte aus der betrieblichen Buchhaltung herauszufiltern. Dies führt dann zu einer fehlerhaften steuerlichen Behandlung und zu einem erhöhten Compliance-Risiko. Nur wenn alle in dem jeweiligen Monat vom Unternehmen aufgewendeten Lohnkosten der Lohnbuchhaltung vorliegen, ist die Lohnbuchhaltung überhaupt in der Lage, eine abschließende steuerliche und abgabenrechtliche Bewertung des jeweiligen geldwerten Vorteils durchzuführen und die Lohnabrechnung richtig zu erstellen.

Weiter ist zu beobachten, dass die Mitarbeiter der internen Lohnbuchhaltung häufig auch nicht über die sich ständig fortentwickelnde aktuelle Rechtslage ausreichend informiert sind. In diesen Fällen fehlt es schon grundsätzlich an dem geforderten Problembewusstsein, für die Lohnabrechnung maßgebende Sachverhalte zu erkennen. Hier besteht das Risiko, dass eine korrekte Versteuerung steuerpflichtiger und abgabenpflichtiger Lohnbestandteile vom Unternehmen nicht erfolgt.

Beispiele für geldwerte Vorteile

Zu den geldwerten Vorteilen gehören zum Beispiel:

Mitarbeiterwohnung - Neue Berechnung ab 2020

Mietet der Arbeitgeber eine Wohnung und überlässt diese dem Arbeitnehmer zur Nutzung, ist ab dem Veranlagungszeitraum 2020 bei der Berechnung des zu versteuernden geldwerten Vorteils für die Mitarbeiterwohnung ein Bewertungsabschlag zu berücksichtigen. 

Der Bewertungsabschlag beträgt ein Drittel des ortsüblichen Mietwerts und wirkt wie ein Freibetrag. Der Freibetrag kann bis zu einer vergleichbaren ortsüblichen Kaltmiete von € 25/qm abgezogen werden. Eigene Zahlungen des Arbeitnehmers für die Mitarbeiterwohnung sind anzurechnen und verringern zusätzlich den zu versteuernden Sachbezug.

Vorteile einer Mitarbeiterwohnung

Der Arbeitgeber kann die Mitarbeiterwohnung zur Mitarbeitergewinnung neuer Fachkräfte einsetzen. So gewinnen die neuen Mitarbeiter den notwendigen Freiraum, um an ihrem neuen Arbeitsort eine passende eigene Wohnung zu finden.

Der Arbeitnehmer muss durch die Nutzung des Freibetrages bei der Wohnungsüberlassung weniger versteuern. Je niedriger die ortsübliche Miete im Vergleich zu der zu zahlenden Miete ist, desto größer ist der weitere Vorteil für den Arbeitnehmer. Für den Arbeitnehmer ergibt sich somit insgesamt ein höherer Netto-Lohnzufluss, als wenn er mit demselben Barlohn des Arbeitgebers (anstatt des Mietvorteils) die Wohnung selbst mieten würde.

Vertragliche Fallstricke beachten

Der Arbeitsvertrag muss mit dem Mietvertrag des jeweiligen Arbeitnehmers abgestimmt sein. In der Regel wird der Arbeitgeber ein Interesse daran haben, dass die Wohnung nur von einem im Unternehmen tätigen Mitarbeiter bewohnt wird. Scheidet der Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, ist dieser Fall zu regeln.

Berechnungsbeispiel zur Mitarbeiterwohnung

Der Arbeitgeber mietet eine 100 qm große Wohnung incl. Nebenkosten für € 2.100 an. Der Arbeitgeber überlässt dem Arbeitnehmer ab dem 01.01.2022 diese Wohnung. Der Arbeitnehmer zahlt an den Arbeitgeber eine Miete von € 500 zuzüglich Nebenkosten von € 300. Der niedrigste Wert der Mietpreisspanne des Mietenspiegels für eine vergleichbare Wohnung beträgt € 12 je qm.

Grundlage Vergleichsmiete:

€ 1.500

Monatlicher Mietwert (100 qm x € 12 = € 1.200 zzgl. umlagefähige Nebenkosten € 300)

Abzug Freibetrag:

€ 500

Bewertungsabschlag (1/3 von € 1.500)

Zuzahlung Arbeitnehmer:

€ 800

Mietkosten des Arbeitnehmers für die Wohnung

Zu versteuern:

€ 200

Zu versteuernder Sachbezug für einen vom Arbeitgeber gewährten Mietvorteil von € 1.300 (vor Berücksichtigung weiterer Freibeträge, Freigrenzen)

Achtung Sozialversicherung

In der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) fehlt eine entsprechende Regelung, so dass der geldwerte Vorteil bei Überlassung einer Mitarbeiterwohnung an den Arbeitnehmer in der Sozialversicherung beitragspflichtig bleibt (Besprechungsergebnis 2019 des GKV-Spitzenverbandes der Deutschen Rentenversicherung Bund und der Bundesagentur für Arbeit über Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 20.11.2019, TOP 4).

Gutscheine und Geldkarten - Sachbezug richtig abgrenzen

Auch Gutscheine und Geldkarten können unter bestimmten Voraussetzungen begünstigt sein. Die Besonderheiten bei einem Sachbezug von Gutscheinen und Geldkarten können Sie hier im Detail nachlesen.

Firmenwagen - Fahrtenbuch oder 1%-Regelung

Die Besteuerung von Firmenwagen ist ein Schwerpunktthema bei der Lohnabrechnung. Die für den Steuerpraktiker wichtigen Einzelheiten zum Firmenwagen können Sie hier nachlesen.

50 €-Freigrenze bei geldwerten Vorteilen

Die Voraussetzungen für steuerfreie Sachbezüge wurden gesetzlich neu geregelt. Unternehmen können ihren Arbeitnehmern einen Sachbezug mit einem Wert von bis zu 50 € pro Kalendermonat (Freigrenze) gewähren, ohne diesen mit dem Gehalt versteuern zu müssen.

Arbeitgeber müssen sämtliche Sachbezüge unter Angabe des jeweiligen Betrages und des Zuflusszeitpunktes im Lohnkonto des Arbeitnehmers festhalten. Bei regelmäßig vorliegenden Sachbezügen ist darauf zu achten, dass die monatliche Freigrenze nicht versehentlich überschritten und eine Steuer ausgelöst wird. Deshalb sollte sich der Arbeitgeber den Empfang von Gutscheinen vom Arbeitnehmer jeweils quittieren lassen.

Achtung: Wenn die Freigrenze von 50 € pro Kalendermonat (!) überschritten wird, unterliegt der komplette Sachbezug der Lohnsteuer und der Sozialversicherung.

Sachzuwendungen aus besonderem Anlass

Sachzuwendungen aus besonderem Anlass sind Sachgeschenke (u.a. Blumen und Bücher) die vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus besonderem persönlichem Anlass gewährt werden.

Ein besonderer persönlicher Anlass für ein Sachgeschenk kann zum Beispiel sein:

Diese Geschenke sind lohnsteuer- und beitragsfrei, sofern sie den Wert von 60 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen. Übersteigt der Wert der Sachzuwendung diese Freigrenze, so ist diese Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.

Die Freigrenze von 60 € ist kein Jahresbetrag, sondern kann unter Umständen mehrfach im Jahr oder gar mehrfach im Monat ausgeschöpft werden.

Achtung bei nachträglichen Kostenerstattungen

Ein nicht begünstigungsfähiger Barlohn liegt in folgendem Fall vor: Der Arbeitnehmer verauslagt zunächst die Kosten (z. B. aufgrund eines vom Arbeitgeber selbst ausgestellten Gutscheins) und der Arbeitgeber erstattet ihm die Kosten im Nachhinein. Bei einer nachträglichen Kostenerstattung handelt es sich um eine nicht begünstigungsfähige Geldleistung.

Steuerbegünstigung nur für echte Zusatzleistungen

Mit dem am 28.12.2020 verkündeten Jahressteuergesetz 2020 hat der Gesetzgeber geregelt, dass nur eine echte Zusatzleistung des Arbeitgebers zum Arbeitslohn als geldwerter Vorteil steuerbegünstigt sein kann. Die Regelung betrifft z.B. auch die Anwendung der 50 €-Freigrenze bei Gutscheinen und Geldkarten. Eine echte Zusatzleistung liegt danach vor,

Die gesetzliche Regelung ist auf Leistungen ab dem 01.01.2020 anzuwenden und folgt auf einen Nichtanwendungserlass der Finanzverwaltung vom 05.02.2020 zu einer höchstrichterlichen Entscheidung des Bundesfinanzhofs in dieser Sache.

Tipps für die richtige Versteuerung geldwerter Vorteile

Es ist ratsam, das Thema geldwerte Vorteile in ein innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern (Tax-Compliance Management System) mit aufzunehmen. Ein den Mitarbeitern als geldwerter Vorteil gewährter Betrag kann so frühzeitig erkannt, einer Bewertung des Arbeitgebers zugeführt und demnach steuerfrei abgerechnet oder korrekt versteuert werden. Aber auch ein einmal eingerichtetes innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern muss regelmäßig angepasst und fortentwickelt werden.

Unternehmen sind deshalb auch gut beraten, laufend ein Steuer Update durchzuführen. So werden aktuelle Entwicklungen im Bereich der Lohnbuchhaltung im Blick behalten und das Kontrollsystem laufend verbessert.

Hilfe bei der Lohnabrechnung

Vermeiden Sie nachteilige Folgen bei der Abrechnung von geldwerten Vorteilen. Finden Sie mit unserer Hilfe direkt den Spezialisten für geldwerte Vorteile, der über die von Ihnen konkret benötigte Expertise verfügt. Unsere Spezialisten rund um Steuern halten auch Softwarelösungen oder Seminarangebote bereit. Damit sind Sie in der Lage, in Ihrem Unternehmen die steuerlichen Abläufe zum Thema der geldwerten Vorteile zu optimieren und richtig steuerfrei abzurechnen.

Fragen Sie unseren Spezialisten gerne auch nach einem Quick Check, um zuallererst den bei Ihnen vorliegenden Handlungsbedarf zu geldwerten Vorteilen zu ermitteln.

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